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Responsável financeiro X responsável pedagógico: quais informações cada um tem acesso?

É cada vez mais comum que, no ato da matrícula, a família traga para a escola dois personagens que integram o contrato educacional. Especialmente em situações em que pai e mãe não moram juntos ou que outros atores constam como responsáveis pelo aluno (avós e tios, por exemplo), nem sempre apenas uma pessoa responde pela parte que cabe ao aluno. Assim, pode ocorrer que o responsável pedagógico e o responsável financeiro não sejam a mesma pessoa.

Neste caso, a equipe administrativa sabe diferenciar o tipo de tratamento – e, principalmente, de informações – que compete a cada figura? Veja aqui.  

Assinando a documentação

Independentemente de qual atribuição os responsáveis assumirão ao longo do ano letivo, é fundamental que ambos assinem todos os documentos referentes à matrícula – como o contrato educacional.

Muitas vezes apenas o responsável financeiro é contatado para este processo, o que pode causar desentendimentos e insegurança jurídica. O primeiro passo, portanto, é definir o papel de cada responsável e designá-los dessa forma no contrato de prestação de serviços. 

Uma maneira prática de garantir que todos estejam alinhados e que assinem a documentação, mostrando estar de acordo com as definições, é utilizar uma plataforma para assinaturas digitais. Assim, o contratante não precisa, necessariamente, ir até a escola e recebe o documento digital – com todo o respaldo legal – através de seu e-mail.

A designação do papel de cada responsável na documentação também facilita a rotina da secretaria no momento de incluir os contatos dos mesmos em seu banco de dados. Assim, evita-se erros relacionados às informações que precisam ser repassadas.

Informações financeiras da escola X informações pedagógicas

Uma dúvida constante em relação ao papel dos responsáveis diz respeito ao alinhamento relacionado ao dia a dia do aluno. Neste sentido, é importante deixar claro que:

Informações financeiras: devem ser repassadas ao responsável financeiro. Caso o compromisso financeiro não seja honrado, no entanto, é possível que o responsável pedagógico, se assim definido em contrato, tenha responsabilidade solidária sobre a dívida. O indicado é que haja esse alinhamento e descrição sobre a solidariedade do custo da escola, no momento da assinatura do contrato, especialmente em caso de pais separados.

Informações pedagógicas: boa parte das escolas adota a prática de centralizar a comunicação junto ao responsável pedagógico. Isso é muito comum, especialmente em relação ao envio de e-mails, mensagens de texto via apps de conversas instantâneas e até mesmo na hora do agendamento de reuniões.

No entanto, é essencial que os envolvidos recebam informações pedagógicas sobre a criança e que o responsável financeiro esteja ciente quanto ao desempenho do aluno. Essa prática, além de ter o objetivo de engajar toda a família na rotina escolar, também inibe contratempos futuros, especialmente em situações desagradáveis, como uma possível reprovação.

Em ambos os casos, é claro, é importante respeitar a proteção dos dados  das partes e por isso o sistema de gestão escolar da entidade deve respeitar a legislação e garantir o armazenamento seguro dos dados.

Por fim, vale ressaltar que a comunicação transparente é o caminho mais indicado para criar um relacionamento duradouro entre a família e a escola. Informar, no momento da contratação, as atribuições e a rotina de repasse de informações é muito importante, bem como sanar dúvidas dos responsáveis e manter canais abertos e práticos para uma comunicação fluida.

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