Planejar tudo com antecedência e atenção pode ser uma boa saída para o sucesso de campanhas de matrículas e rematrículas. Um cronograma de tarefas pode servir nesta hora como um cronômetro para indicar o que fazer e em qual momento.
Esse processo envolve toda a gestão educacional, como a análise do número de cursos, quantidade de turmas, oportunidades de rematrículas, taxas de transferência e de cancelamentos. Por fim, pense no período de divulgação, que deve ser antecipado para não atropelar o prazo das inscrições.
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Com as informações em mãos, é hora de partir para o planejamento da estratégia de marketing, que consiga prever na campanha todos os cenários (matrículas, rematrículas, transferências e cancelamentos).
Além disso, é preciso levar em consideração outros fatores como análise de concorrentes, dores da persona (alunos), diferenciais da instituição, período e segmentação do público.
Sem um planejamento adequado, a faculdade ou universidade pode esbarrar na falta de procura e não ter demanda suficiente para fechar as turmas.
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Otimize o processo de matrículas com um sistema de gestão educacional
Para que o aluno consiga resolver suas solicitações com rapidez e simplicidade, é importante que a IES invista na automatização de seus processos. Além de garantir um melhor atendimento ao aluno e também maior liberdade e mobilidade para requisição de serviços, adotar um sistema de gestão educacional de mercado otimiza o processo de matrículas e permite acompanhar a trajetória acadêmica do estudante.
Por que investir em uma ferramenta?
Um dos principais desafios da gestão de uma IES é administrar e armazenar o volume de dados produzidos cotidianamente. Os processos manuais — preenchimento de formulários, organização de arquivos, emissão de documentos etc. — demandam não apenas mais funcionários envolvidos em uma mesma função, como também mais tempo de trabalho e espaço físico de armazenamento.
Como o sistema de gestão auxilia o processo de matrículas da IES?
O processo de matrículas é a porta de entrada dos estudantes na instituição, sendo seu bom desenvolvimento fundamental não só para a captação e retenção de alunos, mas também para garantir uma boa reputação da IES.
Ao permitir que o processo de matrículas e rematrículas seja completamente virtual — realizado no site ou aplicativo —, o sistema de gestão educacional torna a atividade muito mais rápida e simplificada.
Entre os benefícios da automatização, cabe destacar:
- Exclusão das filas e do tempo de espera;
- Entrega de documentos digitalizados, que são arquivados e consultados no próprio sistema escolar online;
- Maior mobilidade, rapidez e comodidade para o aluno;
- Otimização da coleta e arquivamento dos dados pessoais dos discentes;
- Controle dos prazos de entrega das documentações;
- Diminuição dos custos da instituição com a contratação de atendentes, emissão de documentos e formulários impressos etc.
Leia também: Dicas para acabar com a inadimplência nas instituições de ensino.
Monte uma campanha de matrículas:
O momento de abertura de vagas para matrícula/rematrícula deve ser planejado com carinho e muita atenção. É neste momento que as pessoas estão se perguntando se vale a pena permanecer ou matricular-se em sua faculdade ou universidade. E a quem elas recorrem para ter certeza? Aos atuais ou ex-alunos.
Aproveite, então, para fazer campanhas que apresentem opiniões positivas de quem já estudou na instituição. Um exemplo disso é a de prova social – conjunto de opiniões, comentários e feedbacks positivos ou negativos sobre a marca.
Com este recurso é possível conseguir:
– Novos alunos, já que eles serão convencidos pela opinião de terceiros;
– Aumentar a fidelidade com aqueles já matriculados, pois terão a sensação de pertencimento a um grupo;
– Ampliar o alcance e o conhecimento da marca;
– Transformar adversidades (reclamações) para promover seus diferenciais.
Além disso, é possível recorrer a sorteio de brindes ou descontos que estimulem a adesão.
Para finalizar, é fundamental contar com pessoas preparadas para receber e negociar com os candidatos. Prepare métricas para demonstrá-las e tenha um histórico bem detalhado do que sua instituição fez de melhor durante o semestre.
Seja do porteiro à secretária, todos devem estar no clima da campanha. Recorra sempre a questão de que são pessoas cuidando de pessoas. Assim, o ambiente fica mais amistoso e favorável para a campanha de matrícula/rematrícula de sua instituição de ensino.
Processos, controle, facilidade, tudo isso só atende um único propósito na ponta, garantir uma aprendizagem qualificada, segura e um futuro próspero para os alunos. Nós estamos juntos nessa missão, nosso foco é na tecnologia para gestão, mas estamos conectados com o propósito das instituições.
SOLUÇÃO
O Mentor Web é uma solução completa de sistema de gestão educacional 100% web, que atende instituições de pequeno, médio e grande porte, desde a Educação Básica até o Ensino Superior. O objetivo da ferramenta é facilitar as questões organizacionais que auxiliam em uma melhor gestão para toda a instituição, facilitando os processos e automatizando a execução das tarefas. O Mentor possui um módulo para controle de matrícula, confira alguns recursos:
- Permite matrícula por disciplina ou grade cheia;
- Permite rematrícula do aluno no portal através de escolha de disciplinas com visualização das mesmas, conforme o horário semanal das aulas;
- Controla choque de horário, pré-requisito, co-requisitos e vagas;
- Permite a indicação da forma de ingresso;
- Permite a emissão dos documentos de matrícula como: requerimento de matrícula, ficha cadastral de inscrição, comprovante de matrícula e contrato de prestação de serviços;
- Permite o envio de documentos para assinatura eletrônica;
- Não permite matrícula de alunos em situação irregular;
- Permite o trancamento de matrícula e de disciplina;
- Permite destrancamento de matricula;
- Permite a inclusão e exclusão de disciplina;
- Permite a transferência interna de curso, inclusive entre unidades, fazendo a validação de disciplinas automaticamente;
- Permite a transferência externa para outra instituição de ensino indicando o motivo;
- Permite o aproveitamento/validação de disciplina, vinculando qual (ais) disciplina(s) o aluno fez, em qual instituição de ensino e qual foi a nota/conceito que ele alcançou, calculando a média permitindo que esta seja alterada;
- Permite o agendamento de rematrículas por ranking de desempenho;
- Permite o agendamento de matrículas para aprovados no processo seletivo;
- Permite realizar primeira matrícula remotamente em ambiente seguro por recebimento de token de acesso;
- Permite controlar disciplinas das matrículas em dependência e adaptação e cobrar valores por disciplina diferenciados.
Veja: Estratégias para reduzir inadimplências na sua instituição de ensino
Sobre a Edusoft:
Somos uma empresa de tecnologia especializada no desenvolvimento de software de gestão educacional, com uma trajetória de mais de 40 anos marcada por pioneirismo e liderança. Somos entusiastas do que a tecnologia pode fazer e como é possível utilizá-la para obter resultados cada vez melhores, através do olhar analítico e da melhoria contínua. Toda instituição de ensino é um agente de transformação, que instrui e acompanha os alunos em sua evolução até se tornarem cidadãos, transformando a realidade das pessoas. A Edusoft faz parte deste processo, é uma parte importante desta transformação.
