Um sistema de gestão escolar que abranja todas as necessidades da instituição de ensino é capaz de transformar a maneira como o gerenciamento de disciplinas, professores e alunos é feito dentro da corporação.
Isso porque há uma infinidade de ferramentas e automações que podem ser implementadas com um único propósito: construir uma rede escolar/universitária que seja organizada, otimizada e bem preparada para os desafios diários da área da educação.
Se você quer descobrir como um sistema de gestão para escolas pode, verdadeiramente, ajudar você, acompanhe este texto e saiba mais!
Benefícios do sistema de gestão escolar para instituições de ensino de diferentes níveis
São diversos os benefícios por trás da implementação de um sistema de gestão educacional completo. Esses benefícios, por menores que alguns possam parecer, somam um agregado de mudanças no curto, médio e longo prazo, que auxiliam no crescimento da instituição de ensino e até mesmo na fidelização dos alunos, devido ao bom funcionamento do sistema educacional.
A seguir, descrevemos 17 motivos pelos quais o sistema de gestão escolar pode ser uma boa ideia para a sua instituição. Acompanhe:
1. Organização efetiva das informações da escola
Organizar todas as informações importantes da escola ou da universidade nem sempre é fácil. São tantos dados e métricas que precisam ser avaliados com frequência que fica difícil deixar tudo acessível quando ainda se usa uma papelada impressa.
Em contrapartida, um sistema de gestão escolar pode ajudar você a manter todas as informações armazenadas de modo organizado e acessível.
Dessa maneira, qualquer funcionário da instituição pode acessar dados que podem fazer a diferença na hora de tomar decisões importantes.
2. Comunicação mais assertiva entre colaboradores, alunos e famílias
Um sistema de gestão escolar também pode ser a porta de entrada para uma comunicação mais próxima e assertiva entre professores, alunos e famílias.
Por meio do sistema em si, mensagens podem ser trocadas, avisos enviados, dúvidas respondidas pelos professores, e assim por diante.
É uma forma de aumentar o engajamento familiar no ambiente educacional, bem como aproximar professores e alunos no caso de universidades e faculdades.
Assim, a comunicação também poderá servir de base para uma maior fidelização de clientes, ou seja, de alunos, e sabemos o quanto isso é fundamental para o crescimento da sua instituição de forma geral, não é mesmo?
3. Dados que auxiliam na tomada de decisão
Ter dados acessíveis acerca de uma série de informações sobre a instituição de ensino é um dos pontos fundamentais para que as tomadas de decisão ocorram com base em métricas concretas e mensuráveis.
Assim, as chances de tomar decisões equivocadas podem diminuir, já que a análise do que o sistema de gestão escolar demonstra pode ajudar a selecionar os melhores caminhos para o futuro.
Por exemplo, no caso de avaliação institucional é possível compreender quais pontos estão sendo negligenciados e podem ser melhorados pela corporação. Veja como funciona a avaliação institucional da Edusoft, através do Sistema de Gestão Escolar:
4. Monitoramento de métricas das turmas e da própria instituição
Monitorar as métricas das turmas e da instituição em si é outro benefício do sistema de gestão escolar. Essas métricas podem ajudar a compreender fatores como:
- Quantidade de alunos matriculados.
- Quantidade de novos alunos.
- Quais alunos estão com problemas com as notas.
- Como está a assiduidade dos alunos.
- Entre outros dados.
Com relação à instituição, métricas financeiras, de despesas, custos e pagamentos, podem servir de base para uma análise profunda da situação atual da escola ou universidade.
5. Controle financeiro da instituição
Manter o controle de todos os dados financeiros da instituição é indispensável para mantê-la sempre saudável e pronta para um crescimento sólido e seguro. Sem esse controle, tomadas de decisão equivocadas podem ocorrer.
A boa notícia é que o sistema de gestão escolar ajuda a acompanhar todos os dados do financeiro da empresa, impedindo que “torneiras abertas” nas finanças passem despercebidas. Veja a gestão financeira oferecida pelo Sistema Acadêmico de Gestão Escolar da Edusoft:
6. Dados de evasão e fidelização de alunos
Compreender os dados de evasão dos alunos, bem como os dados de fidelização, com o auxílio de um sistema de gestão escolar, pode auxiliar a instituição de ensino na hora de planejar formas de reduzir déficits que prejudicam a relação entre faculdade – aluno.
Afinal, o aluno é o cliente mais importante da instituição, e se ele estiver insatisfeito com algo, é importante que a empresa entenda o que está acontecendo para minimizar esses gaps e oferecer uma estrutura que fidelize cada vez mais.
7. Automatização de tarefas repetitivas
Muitas tarefas repetitivas podem acabar ocupando um grande espaço de tempo na agenda de alguns colaboradores da instituição de ensino.
É o caso de ter alguém para atender exclusivamente as solicitações de protocolos dos alunos, por exemplo.
Com um sistema de gestão para escolas bem elaborado, muitas solicitações podem acontecer no campo online, reduzindo filas e tornando essas tarefas repetitivas mais otimizadas.
8. Armazenamento mais seguro de dados e informações
Armazenar centenas – e até milhares – de informações não é a coisa mais simples do mundo. Se esse armazenamento for feito única e exclusivamente com o auxílio de pastas e papéis, o problema pode ser ainda maior.
Para ir na contramão a isso, temos o sistema de gestão escolar como um caminho para armazenar dados e informações de forma mais segura e organizada.
Além disso, a acessibilidade por parte de pessoas de diferentes setores também é relevante. Isso porque não será necessário se deslocar de um setor para outro para ter acesso a dados que, por meio do sistema, podem ser acessados em qualquer computador da instituição.
No fim das contas, além de ser mais seguro, é algo mais prático e efetivo.
O Mentor Web, sistema de gestão escolar da Edusoft, é todo em conformidade com a LGPD.
9. Inscrição online de alunos
A matrícula e a rematrícula online são benefícios que também não podemos deixar de citar nessa lista.
Até porque, quem atua no ramo da educação sabe o quanto as filas para matrículas podem tornar o trabalho um pouco difícil e até mesmo maçante.
Já com a digitalização dessa tarefa, tudo pode fluir mais facilmente, oferecendo aos colaboradores a chance de focar em outras atividades que são igualmente importantes para a corporação. Veja mais sobre a matrícula online no Sistema de Gestão Escolar da Edusoft:
10. Acessibilidade por meio de dispositivos móveis
Ter um aplicativo que permita aos pais e colaboradores um acesso via dispositivo móvel é uma forma de tornar as informações da escola mais acessíveis para todos os envolvidos no processo educativo.
Isso porque, hoje em dia, dificilmente conheceremos alguém que não use celular no dia a dia. Esse uso facilita a conexão entre instituição de ensino, alunos e família, ao mesmo tempo em que dá acesso a muitas informações relevantes no dia a dia educativo.
Para saber mais, leia o artigo: Benefícios da tecnologia na educação: conheça as vantagens!
11. Melhoria na qualidade de ensino
A qualidade de ensino também pode ser impactada positivamente com um bom sistema de gestão escolar. Como é possível organizar o plano de ensino, melhorar o acesso a videoaulas e fornecer um espaço para que os alunos tirem as suas dúvidas – entre outras funcionalidades -, é possível impactar a forma como os discentes aprendem e desenvolvem as suas habilidades durante os estudos.
Diferentemente de quando não há esse tipo de suporte para os estudos em casa, não é mesmo?
Devemos ter em mente que a aprendizagem não envolve apenas o que acontece dentro da instituição de ensino, mas, também, o que acontece do lado de fora, na interação entre aluno e professor, no acesso a conteúdos complementares, e assim por diante. E um sistema qualificado pode ajudar nesse sentido.
12. Relatórios personalizados
Ter acesso aos relatórios personalizados, seja sobre a área de finanças ou de engajamento dos alunos, é fundamental para que planos para o futuro sejam traçados de forma coerente e organizada.
O bom nisso tudo é que o sistema de gestão escolar da Edusoft também ajuda você na hora de gerar uma série de informações, construindo relatórios consistentes para as suas tomadas de decisão.
13. Integração com a biblioteca digital
A educação não ocorre apenas na sala de aula, tampouco com apenas uma ferramenta de ensino. Ela ocorre no dia a dia, em casa, na interação com os colegas, nos e-mails trocados com os professores, e assim por diante.
Além disso, a educação acontece também com o auxílio de outras ferramentas, como as chamadas bibliotecas digitais.
Essas bibliotecas ajudam a fornecer um arsenal de livros e conteúdos relevantes para os alunos, dando a eles a chance de se desenvolver de forma mais profunda e efetiva.
Com um sistema de gestão escolar, esse tipo de ferramenta poderá ser integrada no cotidiano dos alunos. Desse modo, é possível implementar a biblioteca na educação dos seus discentes, dando a eles novas oportunidades de desenvolvimento e crescimento.
14. Gerenciamento de eventos
Ter como se comunicar de modo mais efetivo com os alunos e com a comunidade educacional de forma geral é indispensável para produzir eventos bem-sucedidos. Isso porque é por meio da comunicação que ocorre a divulgação do evento e as dúvidas podem vir a ser sanadas.
Sendo assim, um sistema de gestão escolar também pode ajudar você na hora de programar as festividades e os eventos educacionais da instituição de ensino, oferecendo maiores chances de sucesso para as suas programações!
15. Foco em sustentabilidade ao reduzir papéis de documentações
Foi-se o tempo em que deveríamos armazenar absolutamente tudo impresso e guardado em caixas, pastas, etc. Hoje, a digitalização de muitos papéis, documentos e informações contribui para a sustentabilidade e o cuidado com o nosso planeta. Portanto, se você realmente deseja promover um impacto social positivo, não se esqueça desse benefício de um sistema de gestão escolar!
Você poderá reduzir o consumo de papel, economizando no fim do mês e garantindo que o planeta seja ainda mais preservado devido a essa sua tomada de decisão.
Isso sem contar que documentos digitalizados costumam estar mais seguros contra extravios, danos causados por água e danos pelo tempo, concorda?
16. Gestão das disciplinas
Gerir as disciplinas, montando planos, disponibilizando aulas on-line e fazendo o upload de conteúdos complementares é um dos benefícios de um bom sistema para escolas e universidades.
Desse modo, é possível incrementar – e muito! – o processo de ensino-aprendizagem. Como o professor terá acesso ao sistema, ele poderá alimentá-lo com muitos conteúdos e informações que contribuam para o desenvolvimento integral dos seus alunos.
Além disso, essa pode ser uma excelente fonte de conhecimento para quem ainda tenha alguma dificuldade em determinada disciplina, por exemplo.
Sendo assim, gerir uma disciplina com base no uso de tecnologia é, sem dúvidas, mais um dos pontos positivos de implementar um sistema de gestão escolar completo para a sua instituição!
Até porque, o professor poderá mensurar quais conteúdos e materiais de apoio têm trazido melhores resultados, sempre aprimorando a sua prática docente para fomentar uma aprendizagem completa.
17. Gestão da secretaria
A gestão de secretaria também pode ser feita por meio de um sistema de gestão para universidades e escolas, fomentando uma maior organização de uma série de demandas desse setor.
É o caso de substituir os requerimentos de papel por uma solução que permitirá a automatização e gerenciamento do fluxo de cada processo das solicitações realizadas, por exemplo.
Assim, a gestão pode ser ainda mais efetiva, otimizada e, claro, sustentável no fim das contas!
Leia também o artigo: 5 vantagens do uso de um software para gestão da secretaria escolar
Conheça o sistema de gestão escolar da Edusoft!
Agora que você já pôde compreender os motivos – que são praticamente inúmeros – para investir em um sistema de gestão escolar, chegou a hora de dar esse passo em prol do crescimento e desenvolvimento da sua instituição de ensino.
Venha investir em um sistema que acelera resultados, organiza e otimiza demandas e melhora, ainda, o trabalho dos seus colaboradores.
Contribua para um mundo mais sustentável, ágil e com menos papeladas, oferecendo à sua instituição tudo o que ela precisa para ser ainda mais digital e agradável para os colaboradores, alunos e famílias.
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