Quando uma instituição troca de sistema, a primeira pergunta costuma ser simples: deu certo ou não?
A FTSA foi além. Quatro anos depois da implantação do Mentor Web, a instituição voltou ao início dessa história para entender o que aquela decisão mudou de verdade na operação.
Em um relato publicado por Antonio Christian Alves, Gerente de Tecnologia da FTSA, aparecem mudanças que vão muito além da troca de sistema: processos digitais, integrações, automações e uma operação mais preparada para evoluir.
A decisão não começou com uma lista de funcionalidades
Em 2021, a FTSA precisava substituir seu sistema acadêmico e financeiro. Havia questões de disponibilidade, backup, recuperação de dados, segurança e proteção das informações, além de episódios anteriores de perda de dados.
A escolha, então, não foi apenas por uma solução com mais recursos. A instituição avaliou cloud, proteção de dados, legislação educacional, migração, suporte, implantação e custo-benefício, envolvendo também áreas como Secretaria, Financeiro, EAD, tutoria e biblioteca.
No fim de 2021, a FTSA escolheu a Edusoft e o Mentor Web.
“Quatro anos depois, a instituição decidiu olhar para trás e avaliar não apenas o sistema implantado, mas o que essa decisão mudou em sua operação.”
Antonio Christian Alves
Gerente de Tecnologia da FTSA
Uma troca de sistema precisa preservar o que já existe
A implantação envolveu a migração de aproximadamente 2.000 registros acadêmicos e financeiros, incluindo matrículas, disciplinas, notas, históricos, contratos e pagamentos.
Depois de preparação, importação e validação dos dados, o Mentor Web entrou em operação em maio de 2022 e estava consolidado no início de 2023.
A partir daí, a conversa deixou de ser sobre implantação e passou a ser sobre evolução.
O Mentor Web passou a conectar a operação
Com o tempo, o Mentor Web passou a fazer parte de um ecossistema mais integrado.
A conexão com o Moodle, por exemplo, permite que informações de matrícula, turmas, disciplinas e alunos circulem entre os ambientes, enquanto dados acadêmicos, como notas, podem retornar ao sistema. Também houve evolução na integração com a biblioteca e em outros processos da jornada do aluno.
Na prática, isso significa menos retrabalho e menos necessidade de manter as mesmas informações em vários lugares.
Do papel para processos digitais
Matrícula e rematrícula são exemplos claros dessa mudança.
Antes, havia fichas manuais, documentos enviados por e-mail e até circulação física de documentos. Com a digitalização, o aluno passou a enviar os documentos para conferência, e o processo ganhou assinatura digital e avanço automático para a matrícula.
O mesmo conceito chegou a outros pontos da operação, como baixa automatizada de pagamentos, integração de notas e comunicações relacionadas à jornada do aluno.
A tecnologia entra para tirar da equipe aquilo que é repetitivo e abrir espaço para o que ainda precisa de gente.
O que mudou quatro anos depois?
Hoje, aproximadamente 2.500 usuários fazem parte do ecossistema utilizado pela FTSA.
Segundo os levantamentos internos citados por Christian, a instituição identifica uma economia operacional de cerca de 20% em comparação ao cenário anterior. Parte desses recursos foi direcionada para outras necessidades de tecnologia, como infraestrutura de rede e segurança.
Mas o principal resultado não está apenas nesses números.
Está no que a instituição consegue fazer hoje: processos mais digitais, ambientes mais integrados, mais automação e mais tempo para as equipes se dedicarem ao que realmente exige análise e decisão.
Mais do que um sistema, uma parceria
Para a Edusoft, essa é a parte mais importante da história.
Uma implantação não deveria ser o fim do projeto. É o começo de uma jornada em que a instituição continua criando novas demandas, integrando ambientes e encontrando formas melhores de trabalhar.
Na FTSA, o Mentor Web deixou de ser apenas o sistema escolhido em 2021. Ao longo desses quatro anos, passou a fazer parte de uma estrutura que sustenta processos, automações e novas possibilidades para a instituição.
No fim, talvez esse seja o melhor jeito de medir uma decisão de tecnologia:
não apenas pelo que o sistema faz, mas pelo que a instituição consegue fazer depois dele.
Leia o relato completo da FTSA
Este conteúdo foi produzido a partir do relato publicado por Antonio Christian Alves, Gerente de Tecnologia da FTSA, no LinkedIn.
A Edusoft agradece à FTSA pela confiança e por compartilhar essa experiência de quatro anos de evolução com o Mentor Web.
