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Saiba como se adequar à Portaria 315 do MEC

portaria 315

Saiba como se adequar à Portaria 315 e 330 do MEC

O MEC, através da Portaria 315, definiu que todo o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) deve passar pela digitalização, preservação e guarda até abril de 2020.

O objetivo é garantir a integridade e autenticidade dos conteúdos acadêmicos evitando casos de fraudes.

Através da elaboração do Plano de Classificação Documental (PCD) e da implantação da Tabela de Temporalidade e Destino (TTD), o MEC busca evitar essas fraudes e imputar responsabilidade legal aos representantes e dirigentes da IES caso não atendam as recomendações impostas.

A Portaria, é válida para todas as instituições de ensino superior, sejam privadas ou públicas e também se aplicam a todas as suas atividades, desde o bacharelado à pós-graduação, presencial ou à distância.

O prazo é abril/2020!

A normativa que entrou em vigor em abril de 2018, estabelecida pelo Ministério da Educação, torna obrigatório que, até abril de 2020, todas as instituições de ensino superior (IES) façam a digitalização de todos os documentos referentes às atividades acadêmicas dos alunos.

Requisitos

Além do prazo para a Digitalização os responsáveis pelo cumprimento dos requisitos legais deverão estar atentos para a implantação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que deve atender:

PCD – Plano de Classificação Documental
• TTD – Tabela de Temporalidade e Destinação
• Metadados ou indexadores
• Possibilidade de Integração com outros sistemas legados da IES
• Possibilidade de assinar eletronicamente os documentos nos padrões do ICP Brasil

Mas o que é GED?

Uma aplicação de GED não trata apenas do armazenamento e compartilhamento de arquivos eletrônicos.

É uma verdadeira solução de gestão documental que ajudará sua Instituição a tornar os processos de negócios mais eficientes de gerenciar e tornar seus documentos acessíveis de forma ágil, segura e controlada.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é realizado através de um conjunto de elementos (hardware e softwares específicos) utilizados para gerenciar os conteúdos digitais do acervo (documentos, diplomas, planilhas, imagens, vídeos, entre outros).

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Responsabilidade legal do Acervo

Integridade;
• Temporalidade de Guarda;
• Autenticidade;
• Segurança da Informação;
• Organização;
• Preservação;
• Acesso aos documentos acadêmicos.

Benefícios para as Instituições

Distribuição dos Conteúdos de Forma Controlada;
• Controle de Acesso;
• Histórico de versões;
• Mobilidade;
• Rastreabilidade;
• Otimizar o tempo de Acesso;
• Ganho de Produtividade e Eficiência;
• Gerenciar tarefas;
• Redução do espaço físico;

• Controle de versionamento dos documentos;
• Preservação dos originais (diminuição do manuseio desses documentos).


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