No informativo anterior:
- apresentamos estatística sobre os desafios dos empreendedores no segmento da educação;
- falamos sobre o principal problema apontado na pesquisa em mais de 1.300 instituições (gestão da instituição);
- apresentamos o conceito dos sistemas de gestão e
- falamos sobre a importância desse tipo de tecnologia na gestão das instituições de ensino.
Nesse informativo iremos abordar os 5 principais benefícios dos sistemas de gestão educacional, isto é, como eles apoiam a sobrevivência e o crescimento das instituições de ensino:
Gestão financeira
De maneira extremamente simples e segura, a instituição faz a gestão de seus números podendo tomar melhores decisões.
Caixa
É disponibilizado a visão do fluxo de caixa da instituição para que ela possa verificar a sua situação de disponibilidade do caixa.
Contas a pagar
Controla todas as contas a pagar da empresa para evitar pagamentos servindo como alerta para pagamentos indevidos.
Contas a receber
A cobrança bancária é automatizada. Para o envio dos títulos aos bancos, os arquivos são gerados de forma segura e retorno dos bancos sobre os títulos ocorre de forma integrada ao sistema de gestão.
Inadimplência
“A melhor forma de controlar a inadimplência é agir antes de sua geração”
Os sistemas de gestão permitem o envio de lembretes de parcelas a vencer e mensagens padrões de cobrança de forma automatizada evitando a inadimplência.
Acontecendo a inadimplência, o controle é automatizado garantindo rapidez na disponibilização da informação para que se tome providências imediatas para sanar o problema evitando altos índices de inadimplência. Os sistemas enviam mensagens de cobrança para que os responsáveis providenciem com a máxima urgência a regularização da mensalidade.
Captação de alunos
É possível gerar campanhas de matrículas segmentadas e enviá-las via e-mail marketing e SMS marketing, além de criar e gerenciar ações de telemarketing.
É possível utilizar a web nesse processo, disponibilizando formulários de inscrição on line no site da instituição promovendo as inscrições integradas ao sistema de gestão. Mesmo que o potencial aluno não se matricule, os dados serão utilizados para a gestão de marketing.
Fidelização de alunos
Comunicação mais estreita e direcionada para os alunos da instituição utilizando o envio de mensagens através de:
- SMS
- E-mails e
- App
O aluno consegue ter acesso facilmente aos seus dados através de portais de relacionamento melhorando o nível de atendimento ao mesmo tempo que alivia o trabalho na secretaria.
Na necessidade de uma análise, a instituição consegue verificar de forma rápida, todas as informações do aluno, além de entender o nível de engajamento do mesmo com a instituição.
Obrigações legais
Gera as informações obrigatórias para o MEC. Permite a geração das Nfes (notas fiscais eletrônicas de serviços) nos municípios que obrigam esse procedimento. E para as faculdades o sistema disponibiliza o módulo para gestão da biblioteca.
Retenção do custo fixo (aumento do lucro)
Umas das principais vantagens dos sistemas de gestão educacionais está diretamente relacionado a contenção dos custos fixos.
Como um sistema pode conter os custos? Os sistemas de gestão contêm os custos, pois aumentam a produtividade da instituição como um todo:
- integram as rotinas da instituição ao máximo;
- permitem gerar fluxos de trabalho (workflow) padronizados para diversos requerimentos. Dessa forma as pessoas envolvidas são alertadas via e-mail sobre o que devem fazer para dar andamento ao requerimento;
- garantem melhor qualidade das informações, pois se utilizam de dados integrados;
- usam a web a seu favor, como no caso dos portais de relacionamento que permitem ao aluno fazer requerimentos, a própria rematrícula e consultas gerais. Ao professor, permite gerar o planejamento das aulas, digitar a frequência diária, conteúdos ministrados e cadastrar e digitar as avaliações;
- evitam retrabalho, pois os sistemas têm condições de fazer auditorias on line dos dados indicando inconsistências e
- disponibilizam informações gerenciais de forma simples, rápida e completa agilizando a tomada de decisões.
Qual o tamanho ideal da instituição de ensino para utilizar um sistema de gestão?
ALUNOS
Com exceção de alguma obrigatoriedade lega, como, por exemplo, faculdades obrigadas a informatizar a biblioteca para buscar seu credenciamento junto ao MEC, não imaginamos uma instituição com até 50 alunos obtendo todos os benefícios citados acima. Agora, instituições de ensino com mais de 50 alunos necessariamente precisam considerar a utilização desse tipo de sistema.
No próximo informativo falaremos sobre o que deve ser considerado na compra de um sistema de gestão educacional para não errar na escolha.
