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As tecnologias de apoio

Você sabe o que é workflow de processos? E como o GED pode beneficiar uma instituição de ensino? São muitas as tecnologias disponíveis hoje em dia, não é mesmo?

Pensando em facilitar seu entendimento, criamos este material para explicar o que cada um significa e como ele pode ajudar os gestores em suas atividades.

ERP acadêmico

A sigla ERP vem de Enterprise Resource Planning, ou seja, planejar todos os recursos de uma empresa de forma integrada. Esse termo é utilizado no Brasil como um sinônimo de “sistema integrado de gestão empresarial”.

Na área educacional o termo é utilizado referenciando um sistema de gestão integrado que informatiza os principais processos acadêmicos, tais como:

  • Matrículas e rematrículas;
  • Planejamento curricular;
  • Registro acadêmico;
  • Envio de dados para o MEC;
  • Avaliações;
  • Frequência;
  • Requerimentos;
  • Captação;
  • Relacionamento com alunos, responsáveis, professores e coordenadores de curso;
  • Inscrição;
  • Seleção;
  • Atividades complementares;
  • Registro de estágio;
  • Aproveitamento de estudos;
  • Gestão da biblioteca;
  • Seleção e credenciamento de docentes;
  • Documentos com assinatura digital;
  • Cobrança bancária;
  • Geração da Nfs-e;
  • Controle da inadimplência;
  • Renegociação de dívida.

ERP educacional – bússola dos investimentos em TI

Essa é a tecnologia mais importante à disposição dos gestores. O processo de informatização de uma instituição de ensino necessariamente precisa se guiar por ela, ou seja, primeiro a instituição de ensino define seu ERP educacional e depois  escolhe as demais tecnologias que irão torná-la ainda mais competitiva.

Na verdade, não deveria ser uma novidade para ninguém, pois toda a operação de uma instituição de ensino (processo de geração de valor) é controlada por esse tipo de tecnologia.

Business Intelligence

Business intelligence ou Inteligência de Negócios é uma tecnologia que facilita a extração, manuseio e apresentação dos dados normalmente extraídos dos ERPs acadêmicos para apoiar o processo de tomada de decisões.

Como o próprio nome sugere, a instituição de ensino obtêm inteligência das centenas e/ou milhares de dados disponibilizados.

Dados “soltos” são apenas dados. Quando eles são devidamente tratados e comparados com outros dados através de tabelas e gráficos geram informações que:

  • validam estratégias definidas pelos gestores;
  • apontam para distorções potencialmente perigosas para a instituição;
  • apresentam tendências;
  • geram indicadores para a tomada de decisão e
  • disponibilizam informações gerenciais on-line para qualquer dispositivo.

Workflow

A tecnologia de “fluxo de trabalho” tem por objetivo dar maior fluidez às atividades. Existem muitos softwares que se propõe a fazer isso de forma semelhante.

O ERP educacional x workflow

O próprio ERP educacional leva em consideração esse conceito, pois foi desenvolvido com base em fluxos de trabalho padrões.

Modeladores/otimizadores de processo x workflow

Existem ferramentas que objetivam “desenhar” e “testar” os fluxos de trabalho para sua validação. Estes são conhecidos como modeladores e otimizadores de processo.

Soluções especializadas x workflow

São softwares que podem ou não estar integrados ao ERP educacional que fazem a gestão de forma proativa de determinados fluxos de trabalho, tais como:

  • Aproveitamento de estudos (aluno solicita validação de disciplinas cursadas em outra instituição de ensino);
  • Abono de faltas (solicitada pelo aluno);
  • Prorrogação de prazos (o professor solicita prorrogação do prazo de digitação de um diário de classe).

GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite digitalizar e recuperar os arquivos de forma de qualquer documento.

Muitas dessas soluções possuem características bem importantes, tais como:

  • Assinatura digital;
  • Tabelas de temporalidade para descarte para cada tipo de documento atendendo a portaria 1.224 de 18/dez/2013 do MEC e
  • Digitalização de documentos em lote de forma off-line para posterior indexação.

CRM

Da sigla Customer Relationship Management, ou Gerenciamento das Relações com os Clientes, é um conceito que tem se destacado no mercado que objetiva fidelizar os clientes (alunos).

Evitar a evasão escolar é seu grande objetivo.

Como todo conceito que se populariza, existem sistemas que se propõe a fazer isso de forma integrada ou não ao ERP educacional.

Alguns pontos importantes que são tratados nesse tipo de tecnologia, são:

  • Campanhas de marketing via e-mail;
  • Análise de funil das campanhas;
  • Campanhas de marketing por SMS;
  • Controle de promoções;
  • Registros dos contatos com os clientes;
  • Aproveitamento dos leads/prospects para as matrículas e
  • Agendamento de atividades.

Mobile

São apps disponíveis em smartphones ou tablets para acesso a informações disponibilizadas pela instituição para os alunos, responsáveis e professores. Desburocratiza e torna a secretaria mais ágil, ao mesmo tempo em que aumenta a qualidade do atendimento ao aluno (foco do CRM).

Informações do tipo:

  • Nota;
  • Frequência;
  • Financeiro;
  • Requerimentos;
  • Documentos com assinatura digital;
  • Materiais disponibilizados pelos professores;
  • Mensagens e notificações push;
  • Calendário acadêmico e
  • Cronograma de aulas.

Back Office

Tradicionalmente esses sistemas foram desenvolvidos para informatizar os processos administrativos, financeiros e de recursos humanos.

São sistemas que normalmente consideram os seguintes processos:

  • Suprimentos (estoque e compras);
  • Contas a pagar;
  • Contas a receber;
  • Fluxo de caixa;
  • Controle bancário;
  • Controle da inadimplência;
  • Contabilidade;
  • Controle patrimonial;
  • Speds;
  • Folha de pagamento;
  • Ponto eletrônico;
  • Controle de acesso;
  • Férias e rescisões;
  • Medicina e segurança no trabalho;
  • Benefícios;
  • Recrutamento e seleção;
  • Controle de restaurantes/refeitórios;
  • E-social.
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