Você sabe o que é workflow de processos? E como o GED pode beneficiar uma instituição de ensino? São muitas as tecnologias disponíveis hoje em dia, não é mesmo?
Pensando em facilitar seu entendimento, criamos este material para explicar o que cada um significa e como ele pode ajudar os gestores em suas atividades.
ERP acadêmico
A sigla ERP vem de Enterprise Resource Planning, ou seja, planejar todos os recursos de uma empresa de forma integrada. Esse termo é utilizado no Brasil como um sinônimo de “sistema integrado de gestão empresarial”.
Na área educacional o termo é utilizado referenciando um sistema de gestão integrado que informatiza os principais processos acadêmicos, tais como:
- Matrículas e rematrículas;
- Planejamento curricular;
- Registro acadêmico;
- Envio de dados para o MEC;
- Avaliações;
- Frequência;
- Requerimentos;
- Captação;
- Relacionamento com alunos, responsáveis, professores e coordenadores de curso;
- Inscrição;
- Seleção;
- Atividades complementares;
- Registro de estágio;
- Aproveitamento de estudos;
- Gestão da biblioteca;
- Seleção e credenciamento de docentes;
- Documentos com assinatura digital;
- Cobrança bancária;
- Geração da Nfs-e;
- Controle da inadimplência;
- Renegociação de dívida.
ERP educacional – bússola dos investimentos em TI
Essa é a tecnologia mais importante à disposição dos gestores. O processo de informatização de uma instituição de ensino necessariamente precisa se guiar por ela, ou seja, primeiro a instituição de ensino define seu ERP educacional e depois escolhe as demais tecnologias que irão torná-la ainda mais competitiva.
Na verdade, não deveria ser uma novidade para ninguém, pois toda a operação de uma instituição de ensino (processo de geração de valor) é controlada por esse tipo de tecnologia.
Business Intelligence
Business intelligence ou Inteligência de Negócios é uma tecnologia que facilita a extração, manuseio e apresentação dos dados normalmente extraídos dos ERPs acadêmicos para apoiar o processo de tomada de decisões.
Como o próprio nome sugere, a instituição de ensino obtêm inteligência das centenas e/ou milhares de dados disponibilizados.
Dados “soltos” são apenas dados. Quando eles são devidamente tratados e comparados com outros dados através de tabelas e gráficos geram informações que:
- validam estratégias definidas pelos gestores;
- apontam para distorções potencialmente perigosas para a instituição;
- apresentam tendências;
- geram indicadores para a tomada de decisão e
- disponibilizam informações gerenciais on-line para qualquer dispositivo.
Workflow
A tecnologia de “fluxo de trabalho” tem por objetivo dar maior fluidez às atividades. Existem muitos softwares que se propõe a fazer isso de forma semelhante.
O ERP educacional x workflow
O próprio ERP educacional leva em consideração esse conceito, pois foi desenvolvido com base em fluxos de trabalho padrões.
Modeladores/otimizadores de processo x workflow
Existem ferramentas que objetivam “desenhar” e “testar” os fluxos de trabalho para sua validação. Estes são conhecidos como modeladores e otimizadores de processo.
Soluções especializadas x workflow
São softwares que podem ou não estar integrados ao ERP educacional que fazem a gestão de forma proativa de determinados fluxos de trabalho, tais como:
- Aproveitamento de estudos (aluno solicita validação de disciplinas cursadas em outra instituição de ensino);
- Abono de faltas (solicitada pelo aluno);
- Prorrogação de prazos (o professor solicita prorrogação do prazo de digitação de um diário de classe).
GED
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite digitalizar e recuperar os arquivos de forma de qualquer documento.
Muitas dessas soluções possuem características bem importantes, tais como:
- Assinatura digital;
- Tabelas de temporalidade para descarte para cada tipo de documento atendendo a portaria 1.224 de 18/dez/2013 do MEC e
- Digitalização de documentos em lote de forma off-line para posterior indexação.
CRM
Da sigla Customer Relationship Management, ou Gerenciamento das Relações com os Clientes, é um conceito que tem se destacado no mercado que objetiva fidelizar os clientes (alunos).
Evitar a evasão escolar é seu grande objetivo.
Como todo conceito que se populariza, existem sistemas que se propõe a fazer isso de forma integrada ou não ao ERP educacional.
Alguns pontos importantes que são tratados nesse tipo de tecnologia, são:
- Campanhas de marketing via e-mail;
- Análise de funil das campanhas;
- Campanhas de marketing por SMS;
- Controle de promoções;
- Registros dos contatos com os clientes;
- Aproveitamento dos leads/prospects para as matrículas e
- Agendamento de atividades.
Mobile
São apps disponíveis em smartphones ou tablets para acesso a informações disponibilizadas pela instituição para os alunos, responsáveis e professores. Desburocratiza e torna a secretaria mais ágil, ao mesmo tempo em que aumenta a qualidade do atendimento ao aluno (foco do CRM).
Informações do tipo:
- Nota;
- Frequência;
- Financeiro;
- Requerimentos;
- Documentos com assinatura digital;
- Materiais disponibilizados pelos professores;
- Mensagens e notificações push;
- Calendário acadêmico e
- Cronograma de aulas.
Back Office
Tradicionalmente esses sistemas foram desenvolvidos para informatizar os processos administrativos, financeiros e de recursos humanos.
São sistemas que normalmente consideram os seguintes processos:
- Suprimentos (estoque e compras);
- Contas a pagar;
- Contas a receber;
- Fluxo de caixa;
- Controle bancário;
- Controle da inadimplência;
- Contabilidade;
- Controle patrimonial;
- Speds;
- Folha de pagamento;
- Ponto eletrônico;
- Controle de acesso;
- Férias e rescisões;
- Medicina e segurança no trabalho;
- Benefícios;
- Recrutamento e seleção;
- Controle de restaurantes/refeitórios;
- E-social.
