Saiba como se adequar à Portaria 315 e 330 do MEC
O MEC, através da Portaria 315, definiu que todo o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) deve passar pela digitalização, preservação e guarda até abril de 2020.
O objetivo é garantir a integridade e autenticidade dos conteúdos acadêmicos evitando casos de fraudes.
Através da elaboração do Plano de Classificação Documental (PCD) e da implantação da Tabela de Temporalidade e Destino (TTD), o MEC busca evitar essas fraudes e imputar responsabilidade legal aos representantes e dirigentes da IES caso não atendam as recomendações impostas.
A Portaria, é válida para todas as instituições de ensino superior, sejam privadas ou públicas e também se aplicam a todas as suas atividades, desde o bacharelado à pós-graduação, presencial ou à distância.
O prazo é abril/2020!
A normativa que entrou em vigor em abril de 2018, estabelecida pelo Ministério da Educação, torna obrigatório que, até abril de 2020, todas as instituições de ensino superior (IES) façam a digitalização de todos os documentos referentes às atividades acadêmicas dos alunos.
Requisitos
Além do prazo para a Digitalização os responsáveis pelo cumprimento dos requisitos legais deverão estar atentos para a implantação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que deve atender:
• PCD – Plano de Classificação Documental
• TTD – Tabela de Temporalidade e Destinação
• Metadados ou indexadores
• Possibilidade de Integração com outros sistemas legados da IES
• Possibilidade de assinar eletronicamente os documentos nos padrões do ICP Brasil
Mas o que é GED?
Uma aplicação de GED não trata apenas do armazenamento e compartilhamento de arquivos eletrônicos.
É uma verdadeira solução de gestão documental que ajudará sua Instituição a tornar os processos de negócios mais eficientes de gerenciar e tornar seus documentos acessíveis de forma ágil, segura e controlada.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é realizado através de um conjunto de elementos (hardware e softwares específicos) utilizados para gerenciar os conteúdos digitais do acervo (documentos, diplomas, planilhas, imagens, vídeos, entre outros).
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Responsabilidade legal do Acervo
• Integridade;
• Temporalidade de Guarda;
• Autenticidade;
• Segurança da Informação;
• Organização;
• Preservação;
• Acesso aos documentos acadêmicos.
Benefícios para as Instituições
• Distribuição dos Conteúdos de Forma Controlada;
• Controle de Acesso;
• Histórico de versões;
• Mobilidade;
• Rastreabilidade;
• Otimizar o tempo de Acesso;
• Ganho de Produtividade e Eficiência;
• Gerenciar tarefas;
• Redução do espaço físico;
• Controle de versionamento dos documentos;
• Preservação dos originais (diminuição do manuseio desses documentos).
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
A Edusoft possui um módulo específico para atendimento desta portaria, garantindo a integralidade e autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais.
Com a plataforma GED podemos instalar o sistema na sua infraestrutura ou oferecer nosso datacenter para comportar os dados.
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