A pandemia do novo coronavírus, mais do que nunca, exigiu uma postura de redução de despesas para muitas instituições de ensino. A questão é que nem sempre é fácil de saber por onde começar quando a crise bate à porta.
Crise x Decisões precipitadas
Não apenas em momentos de crise, a gestão de custos deveria ser uma atitude padrão dentro das instituições de ensino. Infelizmente, muitas deixam para agir com mais intensidade nos momentos críticos.
Quando a crise surge, pode existir (e existe) decisões precipitadas ou pouco fundamentadas que levam a economias de “aparência” ou economias que causam mais transtornos do que benefícios.
Podemos dizer que são duas as camadas de “gordura” que dá para trabalhar neste processo de redução de despesas:
Primeira camada de gordura – Custos visíveis
Em algumas instituições é fácil cortar os chamados “custos visíveis”, pois eles já estão na mira de muitos gestores e só não foram cortados ainda pela aposta de que as coisas irão melhorar.
Segunda camada de gordura – Custos invisíveis
Denominamos de custos invisíveis, os custos mais difíceis de serem cortados por que não conseguimos enxergá-los corretamente ou porque mesmo tendo conhecimento deles, não conseguimos eliminá-los de forma simples.
Redesenho de processos e 100% de automação
Só existe uma forma de eliminar ou reduzir os custos invisíveis: redesenhando os processos e elevando o nível de automação dos mesmos.
As instituições precisam elevar a produtividade ao máximo. Todos sabemos que há muito espaço para isso, principalmente no Brasil onde a profissionalização da gestão das instituições começou há pouco tempo.
E o foco está em definir o aluno no centro do modelo de negócios e desenhar os processos ao redor dele tendo em mente o máximo de automação.
Precisamos fazer mais com menos e isso só é possível quando:
- Conhecemos os processos;
- Executamos os processos com a máxima eficiência;
- Alocamos os recursos na medida certa.
O recurso mais utilizado para conter, reduzir ou eliminar os custos invisíveis nas instituições é a tecnologia da informação. Por isso temos que ter em mente a meta de automatizarmos 100% dos processos passíveis de automação.
Mão de obra
É sabido que não apenas nas instituições de ensino, mas no mercado de prestação de serviços como um todo, o peso da folha de pagamento e os encargos relacionados, não é mesmo?
Quando temos uma gestão efetiva dos processos deixamos a instituição sempre enxuta evitando passar por drásticas reduções no seu quadro de colaboradores. Até porque podemos estar disponibilizando para o mercado mão de obra especializada (investimentos realizados pela própria instituição) e isso não é nada bom.
Mas a discussão não para por aqui. Em breve, abordaremos as principais tecnologias existentes no mercado que estão apoiando as instituições nesse momento de mudança.
