“Reclamações” é característico do ser humano. Muitas vezes ignoramos as reclamações por ter pessoas na equipe que fazem da reclamação sua razão de viver.
Mas, não é disso que estamos falando. Queremos alertar sua instituição de ensino quanto às reclamações de sistemas e da mesma forma, de seus fornecedores que possuem motivos.
Analise as reclamações
Fique atento quanto ao número de queixas que procedem e iremos lhe explicar como medir isso. Primeiramente, faça o seguinte:
– No final do mês, marque uma reunião e peça que as pessoas detalhem os problemas que estão vivenciando;
– Aproveite e peça um relatório com os “chamados” (ordens de serviço) que foram abertos relatando os problemas;
– Assim, com base nessas informações verifique se as reclamações foram bem retratadas nos “chamados” e acompanhe a evolução do atendimento (resolução) de cada um deles;
– Cobre de seu fornecedor um prazo para a resolução dos problemas apontados e ainda não atendidos;
– Verifique se os prazos do fornecedor estão sendo atendidos;
– Dessa forma, acompanhe o volume de reclamações e problemas identificados e analise se tais situações estão impactando negativamente nos processos da sua instituição de ensino.
Os sistemas de gestão foram desenvolvidos para informatizar e integrar os principais processos de sua instituição e não para atrapalhar, mas é justamente isso o que acontece quando o fornecedor desse tipo de tecnologia deixa a desejar.
As instituições precisam “sim” dar ouvidos às reclamações e analisá-las com muito critério ou poderão colocar em risco a sua gestão.
Considere a troca
Em suma, juntamente com as reclamações podem surgir solicitações de troca de sistema, o que é extremamente normal quando o volume de reclamações é extremamente alto e acaba dificultando o dia a dia dos setores.
Da mesma forma que solicitamos à sua instituição acolher as reclamações, não desconsidere a solicitação de troca de sistema, pois realmente pode ter fundamento.
O ponto é termos certeza que não estamos colocando a operação da instituição em risco, pois talvez não tenham feito uma boa opção (técnica) de compra deste tipo de sistema e agora estejam sofrendo as consequências da pior maneira possível.
Por fim, leia mais: Conheça o nosso módulo de Avaliação Institucional
