Um programa para secretaria de escola pode ser uma excelente alternativa para a sua instituição de ensino. A gestão eficiente e competitiva de uma instituição educacional demanda a adoção de soluções tecnológicas que otimizem processos e proporcionem uma administração mais ágil. Uma das alternativas em destaque é a secretaria virtual.
Neste artigo, vamos explorar o funcionamento desse sistema de gestão escolar, os benefícios que ela pode trazer para as escolas e, principalmente, o que considerar na hora de escolher a melhor opção para sua instituição. Continue a leitura e confira!
Afinal, sabemos que fazer a gestão de uma empresa não é tarefa fácil. É preciso ficar atento e controlar diversos detalhes e setores, saber se a parte operacional está funcionando, como anda o setor financeiro e ainda se os colaboradores estão satisfeitos e têm tudo o que precisam para desempenhar suas funções.
Imagine se a instituição em questão for uma escola ou universidade? O escopo de coisas a prestar atenção aumenta ainda mais, já que se inclui na lista o desenvolvimento pedagógico e pessoal de crianças e adolescentes, além da expectativa e ansiedade de pais e alunos.
Com a ascensão da transformação digital e a possibilidade de contar com um software para secretaria e sistema de gestão escolar, você já aderiu a esta inovação?
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Qual a função da secretaria escolar?
A secretaria escolar é o ambiente preparado para armazenar, manter e gerir a documentação escolar. É onde são guardados documentos importantes da instituição e dos alunos, como boletins, diários de classe utilizados pelos professores, atestados e orientações de alunos com dificuldades ou deficiências, histórico escolar e outros.
Portanto, deve ter acesso restrito a funcionários específicos da escola, além de ser um ambiente bastante limpo e organizado, visto que concentra registros importantes de toda a instituição.
Nesse cenário, um software de gestão educacional para secretaria pode ser um excelente investimento, como veremos adiante.
Vantagens do uso de um programa para secretaria escolar
Um software para gestão da secretaria escolar surge como um instrumento para automatizar e facilitar diversos processos efetuados por este setor tão importante da escola.
Com esse recurso tecnológico, é possível aumentar a organização – frequente tema de reclamações e contratempos no ambiente escolar – e diminuir falhas humanas.
Vamos ver mais algumas vantagens da adesão a um sistema de gestão escolar? Confira:
1. Acesso facilitado a informações
Com um software de gestão educacional para secretaria de escola, é possível para a instituição gerenciar informações dos estudantes com mais facilidade e fornecer dados para os pais ou responsáveis sobre pontos como:
- A rotina do aluno;
- Ocorrências em sala de aula;
- Notas e presença;
- Dentre outras informações relacionadas ao desempenho do estudante.
- Ao mesmo tempo, para os responsáveis é uma forma de mais fácil de receber e enviar recados para professores, coordenação e diretoria.
Também é importante destacar que um bom software de gestão educacional para secretaria mantém a rotina financeira em dia, além de preservar os dados dos alunos/clientes – questão essencial em tempos de LGPD.
Manter os dados armazenados em um software de gestão educacional facilita ainda a pesquisa, realização de relatórios de gestão e validação de informações sobre o andamento da gestão escolar.
2. Atração de novos alunos e diminuição da evasão escolar
Por meio da plataforma para secretaria escolar, os alunos e seus pais ou responsáveis podem ter acesso a informações sobre:
- A instituição;
- Saber mais detalhes sobre atividades promovidas no ambiente escolar;
- Ações extracurriculares.
Entre outros dados e atualizações sobre professores e turmas, ajudam os interessados na hora de escolher a instituição para fazer a matrícula.
A equipe da secretaria pode acompanhar a inadimplência dos alunos, podendo entrar em contato com os familiares, construindo uma relação família e escola, fornecendo opções e sugestões para driblar o problema.
Portanto, é possível fazer uma intervenção e solucionar o contratempo de forma discreta e respeitosa, para evitar que o aluno deixe a instituição.
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3. Otimização do tempo e das tarefas da equipe
Lidar com informação de milhares de alunos, muitos deles menores de idade, o que torna tudo mais sensível, não é tarefa fácil. Ainda mais difícil se esse controle tiver que ser feito manualmente – imagina a papelada!
Com um software para gestão da secretaria escolar, que concentra e conecta todos os dados gerados – desde informações pessoais até notas e faltas –, fica muito mais rápido conferir e gerenciais os materiais quando necessário.
O que é possível fazer com um software para gestão da secretaria escolar?
Como saber se o aluno tem notas para passar de semestre? Acesse o aplicativo! E as faltas, estão dentro do limite? Os boletos estão em dia? O aluno tem alguma necessidade especial e não pode ficar em determinada turma?
Tudo pode ser descoberto acessando o sistema de gestão escolar específico, otimizando a busca por informações por parte dos colaboradores.
4. Sustentabilidade e economia
Com a automatização dos processos, muitos recursos físicos são extinguidos, a começar pelo próprio boletim escolar, já que as notas são inseridas no sistema de gestão escolar e automaticamente já produz a média do estudante.
Há a possibilidade de enviar recados, por parte dos pais e dos professores, eliminando a necessidade de uma agenda escolar – o que diminui ainda o peso nas mochilas e a falta de o que fazer com o objeto depois que o ano letivo termina.
Resumindo: um sistema de gestão escolar diminui a necessidade de utilização de papel e impressões.
5. Maior controle ao gestor escolar
Por fim, o gestor/diretor pode gerenciar de forma mais fácil todas as áreas da administração escolar unindo todos os tópicos acima.
Com a possibilidade de definição de parâmetros e criação de gráficos e relatórios, ele pode saber que dados são mais procurados pelos pais, alunos ou responsáveis, podendo promover melhorias de acordo com os dados apresentados.
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É possível também gerenciar o desafio da inadimplência na educação, aproximando-se das famílias para verificar a situação mais de perto, gerando o sentimento de atenção e confiança nestes alunos.
Independentemente do tamanho da instituição, contar com a memória ou controles em papel para acessar informações é completamente exaustivo e nada produtivo.
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Invista em um software para gestão da secretaria escolar!
Dedicar tempo e recursos para inovação e tecnologia no ambiente administrativo da escola é promover mais satisfação aos colaboradores, facilitando os processos, além de causar boa impressão em quem buscar os seus serviços, já que eles verão na prática os benefícios da rapidez do acesso a informações.
Você já tem um software de gestão educacional para secretaria na sua escola?
