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Chegou a hora de trocar o sistema?

trocar o sistema

Tão importante quanto escolher um sistema de gestão é identificar o momento certo em que esta mudança é necessária. Para isso, algumas perguntas em relação ao seu atual fornecedor que pode lhe ajudar a identificar respostas:

  • Lembra quando foi a última vez que seu fornecedor entrou em contato para saber se existe alguma dúvida no sistema? 
  • Quando ele se antecipou a um problema para evitar transtornos? 
  • Tem alguma forma de apoiar o desenvolvimento das pessoas que utilizam o sistema na sua instituição para garantir a utilização plena? 
  • Como ele mede a sua satisfação? 
  • Quais as sugestões que ele lhe deu para melhorar a utilização? 
  • O tempo de resposta de suas solicitações é adequado? 
  • Qual o nível de proatividade? 
  • Possui postura negocial ou impositiva? 
  • No contato apresenta postura profissional (gentil) ou percebe-se certa arrogância? 
  • Quando as pessoas ligam para pedir apoio, sentem-se bem ou sentem uma sensação ruim? 

Verifique a verdadeira aderência do sistema

Na hora que a instituição está comprando um sistema de gestão, aparecem vários fornecedores com soluções de certa maneira semelhantes, mas é apenas aparência.

As soluções são bem parecidas em alguns processos e bem diferentes em outros.

Na hora da venda, quase tudo é possível e tudo é simples. Mas, quando parte para a implantação, as verdades começam a aparecer e no pós-venda “toda a realidade vem à tona”.

Com o intuito de acelerar o processo comercial, alguns fornecedores se utilizam de técnicas de apresentação que acabam por encantar os expectadores que são levados a crer que viram tudo o que precisavam, mas depois a falta de funcionalidades acaba por revelar a baixa qualidade do sistema.

Na ânsia de fechar negócios, os fornecedores acabam limitando-se a responder as perguntas feitas pelas instituições sem sugerir absolutamente nada, pois acreditam que correm o risco de perder o negócio.

Liste as solicitações de desenvolvimento em aberto

Analise quantas e quais as customizações que estão sendo feitas.

Liste o que ainda não foi informatizado

Analise a quantidade de itens de cada área que estão na lista de espera a serem solicitados. Verifique quantas planilhas existem e quantos relatórios precisam ser desenvolvidos.

Perda de confiança no sistema

Quando nos decepcionamos com alguém fica muito difícil de voltar ao mesmo nível de confiança, certo?

Da mesma forma perdemos a confiança nos fornecedores. A questão é que lidar com fornecedores de sistemas de gestão tem uma intensidade maior, pois ele é corresponsável pelo bom andamento dos processos internos.

Muitas instituições já ficaram na mão nem uma ou duas vezes. Existem sistemas extremamente frágeis (ruins mesmo). Só que essa fragilidade só é detectada após determinadas condições de uso.

Acontece muito nas instituições a descoberta dos problemas técnicos depois de um período razoável de utilização.

Os fatores mais comuns que escondem os problemas técnicos, são:

– volume de dados: inicialmente é baixo, mas quando o volume aumenta os problemas começam;

– não utilização de determinadas funcionalidades: a partir do momento que se começa a utilizar o sistema “de fato” os problemas começam;

– treinamento inicial: enquanto o fornecedor está apoiando o processo, tudo vai bem, depois os problemas começam e

– falta de conferência dos dados: a instituição muitas vezes só vai descobrir o problema quando algum número saltar aos olhos.

Uma vez detectado os problemas vêm as promessas de solução, certo? Aí a instituição confia que os problemas serão sanados. Mas, o tempo vai passando e os erros, além de não serem sanados, acabam se agravando e aí a confiança é quebrada, não por razões emocionais, e sim por razões técnicas.

Se o erro for menos grave, a instituição inicialmente acaba “fechando os olhos” para evitar mais conflito, só que o problema está evidente e clama por solução.

Reclamações constantes

Reclamar é inerente ao ser humano. Muitas vezes, acabamos por fechar nossos ouvidos para ter um pouco de paz e manter o discernimento, pois realmente existem pessoas que fazem da reclamação sua razão de viver.

Mas, não é disso que estamos falando. Queremos alertar sua instituição quanto às reclamações de sistemas ou de seus fornecedores que estão embasadas.

Fique atento quanto ao número de reclamações que procedem e iremos lhe explicar como medir isso. Faça o seguinte: no final do mês, marque uma reunião e peça que as pessoas detalhem os problemas que estão vivenciando. Aproveite e peça um relatório com os “chamados” (ordens de serviço) que foram abertos relatando os problemas.

Com base nessas informações verifique se as reclamações foram bem retratadas nos “chamados” e acompanhe a evolução do atendimento (resolução) de cada um deles.

Os sistemas de gestão foram desenvolvidos para informatizar e integrar os principais processos de sua instituição e não para atrapalhar, mas é justamente isso o que acontece quando o fornecedor desse tipo de tecnologia deixa a desejar.

As instituições precisam dar ouvidos às reclamações e analisá-las com muito critério ou poderão colocar em risco a sua gestão.

Juntamente com as reclamações podem surgir solicitações de troca de sistema, o que é extremamente normal perante esse tipo de situação.

Da mesma forma que solicitamos à sua instituição acolher as reclamações de bom grado, pedimos que não desconsidere a solicitação de troca de sistema, pois realmente pode ter fundamento.

Pode ser que seja um exagero? Claro! O ponto é ter certeza que não estamos colocando a operação da instituição em risco, pois infelizmente existem muitas instituições que não fizeram uma boa opção (técnica) de compra e estão sofrendo as consequências da pior maneira possível.

Sensação de que não fez um bom negócio

Já passou pela experiência de fazer uma compra e posteriormente ter a sensação de que não fez um bom negócio?

É ruim, não é mesmo? Mas acontece e, para piorar, às vezes permanece como uma intuição alertando para revermos a decisão.

Você pode estar se perguntando: “mas e o custo de comprar outro sistema? Não seria pior trocar?”

Definitivamente não. Existe o custo da “não troca”, ou seja, conviver com as ineficiências dos sistemas gerando falhas no processamento de dados, retrabalho e decisões erradas que podem custar alguns milhares de reais às instituições.

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