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Gestão Educacional

Como organizar o processo de matrícula de uma instituição de ensino?

O processo de matrícula, é um dos processos mais importantes para uma instituição de ensino.

Existem muitos aspectos envolvidos, como o número de turmas para o ano letivo e o número de alunos por turma.

Além disso, prazos e exigências precisam estar bem definidos e devem ser claramente comunicados aos pais e responsáveis.

Por todos esses motivos, é necessária muita organização durante o período de matrículas.

Pensando nisso, este post contém dicas para organizar sua instituição para esse momento tão importante. 

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Prepare os contratos

O contrato de matrícula é o principal documento que vincula a instituição e os alunos e responsáveis.

É necessário reformular esse documento a cada ano, para revisar datas, valores e outras informações.

Além disso se houve algum problema ao longo do ano letivo que levou a um questionamento do contrato, essa é a oportunidade para alterá-lo e aprimorá-lo.

Determine o preço dos serviços educacionais

Todo ano, o preço dos serviços educacionais sofre um reajuste. Esse reajuste tende a acompanhar a inflação, mas não é o único fator.

Ele precisa ser calculado levando em consideração o número de alunos da escola, seus gastos e o lucro desejado, entre outros fatores.

É válido lembrar que as condições de preço precisam ser condizentes com a Leinº 9.870, de 23 de novembro 1999.

Considere a realização de eventos especiais

Algumas instituições promovem eventos especiais para a matrícula, como concursos de bolsas ou provas obrigatórias de seleção.

Cada um desses eventos tem um propósito distinto: o concurso de bolsas geralmente é feito para conseguir mais matrículas, enquanto as provas de seleção têm o propósito de selecionar e limitar o número de alunos ingressantes.

É preciso levar esses eventos em consideração para organizar a campanha de matrícula.

Desenvolva um Cronograma

Em geral, o prazo é de 45 dias a partir do momento em que as condições de preço para o ano letivo seguinte são divulgadas.

As vagas para alunos que já estudam na instituição recebem prioridade. Por isso, as vagas para alunos novos só podem ser abertas depois, a fim de evitar que um aluno fique sem vaga na hora da rematrícula.

Faça as estimativas de vagas

Mesmo com a regra de priorizar as vagas para rematrículas, é preciso ter estimativas prévias de quantas vagas serão abertas para alunos novos.

As estimativas de vagas são feitas levando em consideração quantos alunos do ano letivo corrente pretendem efetuar a rematrícula para o ano letivo seguinte.

Este processo é uma decisão estratégica, afinal a quantidade de vagas disponíveis vai afetar todo o planejamento para o processo de matrícula.

Uma forma interessante de fazer isso é promovendo, no começo do segundo semestre, uma pesquisa de intenção de rematrícula.

Divulgue as datas corretamente

Os responsáveis e alunos precisam ser avisados com antecedência sobre as datas de matrícula e rematrícula.

Lembre-se de informar também todas as exigências da instituição, já que alguns documentos podem ser mais difíceis de obter.

É necessário tempo hábil para preparar tudo — e muitos deles vão deixar essas preparações para a última hora.

Documente e arquive todo o processo

Todo processo de matrícula deve ser documentado e arquivado pela secretaria, a fim de garantir respaldo caso haja algum questionamento ou reclamação.

É importante entender que não basta guardá-los por um ano, pois a qualquer momento a instituição pode ser alvo de uma auditoria.

Por isso, digitalizar os documentos é uma forma prática de garantir que serão conservados e protegidos por mais tempo.

Recursos de computação em nuvem ajudam a armazenar esses arquivos e facilitam o acesso e ajudam a economizar muito espaço dentro da instituição.

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Fonte: https://bit.ly/2oazg63


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