Começo e final de ano são períodos corridos para as instituições de ensino. É preciso dar atenção ao ingresso de novos alunos, abrir novas vagas e realizar uma série de procedimentos relacionados à gestão de matrícula.
O problema é que o excesso de atividades sobrecarrega os colaboradores e, muitas vezes, o processo se torna conturbado.
Neste post, vamos apresentar dicas para otimizar o gerenciamento das matrículas e, assim, facilitar o trabalho dos colaboradores, evitando erros e retrabalhos.
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Determine prioridades de matrícula
Veja, por exemplo, como as matrículas foram conduzidas nos últimos anos, quais resultados apresentaram ou como está o índice de inadimplência.
Considere ainda a estimativa de vagas. Avalie a média de estudantes que não renovarão a matrícula antes mesmo do prazo para a renovação.
Desse modo, há tempo suficiente para captar novos alunos e garantir que a sua instituição de ensino tenha a mesma média de estudantes inscritos.
Para essa estimativa de vagas é possível usar o módulo Portal Gerencial,do sistema Mentor Web, ele verifica o índice de inadimplência de cada turma, demonstra em relatórios gráficos a evasão de alunos e muito mais. Contribui muito com as campanhas realizadas e facilita a programação para o ano seguinte.
Use um sistema de gestão acadêmica online
Um software especializado ajuda a automatizar a gestão de matrícula e melhorar toda a administração escolar. Entre as funcionalidades executadas por esse sistema estão:
- geração automática de contratos;
- cálculo automatizado das matrículas já recebidas e aquelas que serão reunidas;
- rematrícula online
- controle dos recebimentos com o passar dos meses;
- fornecimento de relatórios que permitem diversas análises.
Outra vantagem é a acessibilidade dos dados, que podem ser verificados sempre que necessário.
Tenha em mente que o momento da matrícula é a porta de entrada do aluno. Isso significa que, ignorar a tecnologia pode causar uma impressão de desorganização e, ocasionar desinteresse e prejudicar a captação de alunos.
Já o sistema de gestão acadêmica torna o processo mais eficiente, o que reforça a reputação da instituição.
O cuidado que se deve ter é com o prestador do serviço, que precisa atender seus objetivos, além de oferecer ferramentas e suporte de qualidade para o seu trabalho.
Outro detalhe relevante é que o software seja constantemente atualizado para suprir às demandas que, por ventura, seu negócio apresente.
Dessa maneira, fica mais fácil fazer um controle eficiente das finanças, otimizar o tempo dos colaboradores e os recursos utilizados e analisar os dados com mais precisão.
Por fim, outra facilidade do software de gestão específico para matrículas é a captação de alunos.
Você consegue acompanhar o funil de vendas e gerenciar os contatos. Também pode automatizar as ligações para confirmação de matrícula a fim de evitar gastos de tempo de atendimento desnecessários. Conheça nosso Módulo de Captação de alunos.
Armazene e envie documentos digitalizados
As instituições de ensino que mantêm arquivos físicos perdem uma ótima oportunidade de se reinventarem e automatizarem o gerenciamento de matrículas. Esse processo antigo de armazenamento dificulta e traz morosidade à busca por informações. Além disso, pode haver a perda de documentos.
Por sua vez, a digitalização permite centralizar os arquivos em um local específico. As informações ficam integradas e disponibilizadas de maneira online.
Com isso podem ser acessadas a partir de qualquer dispositivo, como os smartphones. Assim é possível, por exemplo, acessar o histórico e boletim dos alunos com mais agilidade e verificar se há alguma pendência na hora de fazer a matrícula.
Lembre-se de que a computação em nuvem é a melhor alternativa nesse caso. O software de gestão já pode trabalhar com esse modelo, o que aumenta a capacidade de armazenamento, permite a integração do banco de dados e outros benefícios.
As instituições de ensino que mantêm arquivos físicos perdem uma ótima oportunidade de se reinventarem e automatizarem o gerenciamento de matrículas.
Esse processo antigo de armazenamento dificulta e traz morosidade à busca por informações. Além disso, pode haver a perda de documentos.
A Edusoft disponibiliza o módulo de Gerenciador Eletrônico de Documento – GED, que permite centralizar os arquivos em um local específico, onde as informações ficam integradas, disponibilizadas de maneira online
Assim é possível, por exemplo, acessar o histórico e boletim dos alunos com mais agilidade e verificar se há alguma pendência na hora de fazer a matrícula.
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Analise as possíveis falhas da gestão de matrícula
Verifique se há filas para inscrições ou matrículas, se os processos são acessíveis tanto para os alunos interessados quanto para os colaboradores, se o atendimento das demandas é rápido e eficiente e por aí vai.
Se necessário, entreviste colaboradores, alunos, professores e até pais para saber o que eles pensam.
Corrija as falhas e pense o que pode ser aprimorado, porque essa medida ajuda a atrair novos alunos e evita o comprometimento da curiosidade de outras pessoas, que pode prejudicar as novas matrículas.
Otimize sua campanha de rematrícula
A ideia é considerar os alunos e pais, e pensar sobre os aspectos determinantes para a renovação do contrato com sua instituição de ensino.
Avalie em quais canais eles mais buscam informações e quais processos burocráticos poderiam ser reduzidos para facilitar esse procedimento.
Esse é o começo do planejamento da campanha de rematrícula.
Avalie o que já trouxe resultados e as ações que não devem ser repetidas. Defina o orçamento, organize as ações e delimite os responsáveis por estágio.
Ao fazer essa análise você pode ter resultados surpreendentes.
Como você pôde perceber, fazer uma boa gestão de matrícula é uma atividade que merece atenção, mas que traz várias vantagens para a sua instituição de ensino.
Agora é só colocar essas ideias em prática e ver os resultados melhorarem!
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