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Chegou a hora de trocar de Sistema de Gestão Educacional: “Falta o básico”

Na hora que a instituição está comprando um sistema de gestão educacional, aparecem vários fornecedores com soluções aparentemente incríveis: “fazem tudo a um custo relativamente baixo”.

Para instituições de ensino que não possuem um especialista para apoiá-la na escolha, o risco de comprar pela “percepção do melhor custo-benefício” é alto. 

Aparentemente os sistemas são semelhantes, ou seja, possuem as funcionalidades necessárias para a instituição. Mas isso é apenas aparência.

Na hora da venda, quase tudo é possível e tudo é simples.  Mas, quando começa o treinamento as verdades começam a aparecer e no pós-venda “toda a realidade vem à tona”.

Com o intuito de acelerar o processo comercial, alguns fornecedores se utilizam de técnicas de apresentação que acabam por encantar os expectadores que são levados a crer que viram tudo o que precisavam, mas depois a falta de funcionalidades acaba por revelar a baixa qualidade do sistema.

Afinal, o que é o básico no Sistema de Gestão Educacional ? Isso existe?

Sim, mas não da maneira como normalmente as instituições entendem. O “básico” é: “o fornecedor conhecer as necessidades da instituição e propor uma solução aderente”, o que muitas vezes não ocorre.

Na ânsia de fechar negócios, os fornecedores acabam limitando-se a responder as perguntas feitas pelas instituições sem sugerir absolutamente nada, pois acreditam que correm o risco de perder o negócio.

No passado recente, “air bag” e “freios ABS” eram opcionais nos carros brasileiros, certo? A partir de 2014 passaram a ser itens “básicos” e obrigatórios de qualquer modelo.

Dessa forma, percebem que o básico, não é mais “tão básico?” O que muitos fornecedores fazem é não apresentar tudo o que tem por duas razões principais:

Não apresentam pelo fato de encarecer o projeto ou simplesmente por não terem a funcionalidade.

Quando vem a conta?  Depois.

O mínimo seria os fornecedores conhecerem, de verdade, as necessidades de cada instituição e apresentar boas práticas de mercado existentes em seus sistemas.

Enfim, isso seria o básico, mais do que isso, uma obrigação de cada fornecedor.

sistema de gestão educacional

Controle financeiro

É incrível, mas muitas instituições compram sistemas e acabam descobrindo que não conseguem controlar os processos básicos da área financeira.

Difícil imaginar uma instituição que não controle seu contas a receber, contas a pagar e seu fluxo de caixa, não é mesmo?

Pasmem, isso acontece com mais frequência que imaginamos.

Ao passo que relatórios financeiros com informações divergentes e não confiáveis, e processos muito complexos dificultando a utilização são as principais reclamações encontradas nas instituições de ensino que não estão satisfeitas com seus sistemas atuais.

sistema de gestão educacional

Portais para alunos e responsáveis

Disponibilizar portais de relacionamento para alunos e seus responsáveis também já passou a ser um item básico para qualquer sistema de gestão educacional, pois seus clientes exigem cada vez mais facilidade de acesso às informações em qualquer lugar e a qualquer momento e uma comunicação mais efetiva.

Nesse ínterim, além de disponibilizar consulta as informações acadêmicas e financeiras aos alunos e responsáveis, também é necessário permitir acesso aos materiais disponibilizados pelos seus professores e que possam fazer solicitações e a própria rematrícula através de seu portal. Sendo assim, otimizando o seu tempo e também da equipe interna da instituição de ensino.

Por fim, leia mais: Gestão de matrícula: saiba como otimizar esse processo

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