Preste atenção no gráfico abaixo. Ele aponta o que deve ser levado em consideração por sua instituição na troca do sistema acadêmico:
- fornecedor – empresa precisa mostrar condições de suportar todas as operações de sua instituição;
- tecnologia – a tecnologia utilizada pelo fornecedor precisa ser “web” ;
- sistema – o sistema de gestão precisa refletir o modus operandi, os processos de sua instituição e
- metodologia – a metodologia utilizada para implementar e monitorar o uso do sistema de gestão precisa ser extremamente eficiente e eficaz considerando os processos da instituição, o momento que a instituição está passando e a expertise do quadro de profissionais da instituição.
Se não considerarmos as 4 variáveis acima, poderemos cometer um ou mais erros abaixo:
Compra com foco no fornecedor
Fornecedor muito bom, mas que utiliza uma tecnologia ultrapassada, com um sistema incompleto e metodologia ruim.
Compra com foco na tecnologia
Tecnologia excelente, mas com um sistema acadêmico que é muito fraco no que diz respeito às regras de negócio e um fornecedor inexperiente, que utiliza uma metodologia de trabalho ineficaz.
Compra com foco no sistema acadêmico
Um sistema bom, mas com tecnologia defasada e custo de manutenção alto, com um fornecedor de baixo calibre que utiliza uma metodologia de trabalho não integrada.
Compra com foco na metodologia
Metodologia de trabalho campeã e tecnologia, porém sistema e fornecedor sem qualidade.
A resposta é considerar as 4 variáveis simultaneamente.
Característica de um bom fornecedor
Para que sua instituição considere uma empresa como potencial fornecedor, ele precisa:
- Ter boas referências (clientes) de porte;
- Utilizar tecnologia web;
- Ter equipe comprovadamente qualificada;
- Comprovar know how em gestão de processos educacionais;
- Ter um sistema de gestão robusto e
- Utilizar metodologia de venda, implantação e de atendimento eficiente.
Cada uma das informações acima precisa ser corretamente comprovada.
A resposta é considerar as 4 variáveis simultaneamente.
Característica de um bom fornecedor
Para que sua instituição considere uma empresa como potencial fornecedor, ele precisa:
- Ter boas referências (clientes) de porte;
- Utilizar tecnologia web;
- Ter equipe comprovadamente qualificada;
- Comprovar know how em gestão de processos educacionais;
- Ter um sistema de gestão robusto e
- Utilizar metodologia de venda, implantação e de atendimento eficiente.
Cada uma das informações acima precisa ser corretamente comprovada.
Toda a verdade
A Web nos deu um grande recurso: “disponibilidade”, ou seja, conseguimos acessar o sistema de gestão de onde for necessário.
Antigamente isso não era possível. As redes eram extremamente fechadas e o custo de acesso externo (quando existia essa possibilidade) era bastante alto.
Agora, fornecedores de sistemas acadêmicos conseguem disponibilizar suas soluções em servidores externos, criando ambientes cloud (nuvem) onde qualquer pessoa autorizada possa acessar. Isso dá mais liberdade a cada colaborador, ao mesmo tempo em que reduz custos mantendo toda a segurança necessária.
Quando consideramos o software de gestão temos que analisar duas variáveis muito importantes:
- Processos internos da instituição e
- Boas práticas de gestão inerentes a cada sistema.
Processos internos da instituição
Infelizmente muitas instituições acabaram errando na compra de sistemas de gestão por não considerarem corretamente seus processos internos.
Acabaram por assistir a uma série de apresentações de sistemas e optaram por aquela que mais gostaram.
Mas fica muito na “percepção” de cada um. Mesmo que se considere a opinião de todos até chegar democraticamente a um consenso, não deixa de ser um conjunto de percepções e isso gera problemas futuros de falta de aderência das soluções aos processos internos.
É necessário que se levante os processos internos para se ter mais certeza do nível de aderência do sistema de gestão.
Boas práticas de gestão inerentes a cada sistema acadêmico
O sistema de gestão acaba sendo um grande inventário de processos de negócio que foram adquiridos por P&D (Pesquisa e Desenvolvimento) dos fornecedores e pelos requisitos de negócio que foram incorporados ao sistema a cada nova instituição usuária.
Muitas dessas regras acabaram se transformando em “boas práticas” de gestão pelas instituições de ensino, pois provaram ser muito importantes resolvendo uma série de demandas existentes.
Essas boas práticas geram mudanças positivas nos processos das instituições, mas precisam de readequação dos processos internos ou até a exclusão de alguns.
As instituições possuem a chance de renovar alguns processos internos adotando algumas funcionalidades existentes nos sistemas de gestão obtendo ganhos relevantes em sua gestão.
Existem fornecedores que ainda trabalham no modelo de “implantação ou treinamento puro” de sistemas e esse método já não supre as atuais demandas das instituições.
Implantação ou treinamento puro
A metodologia tradicional leva em consideração apenas a necessidade de se implantar e de treinar os usuários das instituições nos recursos do sistema de gestão.
Aparentemente está tudo certo, ou seja, se a instituição comprou o sistema de gestão, necessariamente precisa ser implantado e os colaboradores necessitam de treinamento para boa utilização.
Implantar e treinar realmente são processos importantes a serem considerados na metodologia, mas não são suficientes, logo, a metodologia está incompleta e por isso incorreta.
As metodologias de trabalho “corretas” levam em consideração o processo de vendas dos sistemas de gestão às instituições e consideram também o processo de “Customer Success”, ou seja, medem continuamente os resultados que estão sendo obtidos com a utilização dos sistemas.
Muitos fornecedores não querem considerar a venda na metodologia de trabalho, pois sabem que poderão “não vender” descobrindo muitos gaps de produto. Também não querem implementar o processo de “Customer Success”, pois ele poderá revelar que o sistema é inconsistente.
As instituições precisam estar bem atentas à metodologia de trabalho dos fornecedores, pois ela passou a ser elemento chave para o sucesso de uma boa escolha de um sistema de gestão.
No próximo post iremos abordar alguns itens que dão a dica se já chegou a hora de sua instituição considerar a troca do sistema acadêmico.
Logo, aproveite e conheça o nosso sistema acadêmico Mentor Web.
