Assim como qualquer outra organização, as instituições de ensino precisam ter um controle sobre suas despesas e receitas.
Essa é a forma mais eficiente para verificar se a instituição está lucrativa ou apresentando prejuízos no orçamento. Esse controle financeiro é conhecido como fluxo de caixa e é um dos fatores mais importantes da gestão financeira de uma escola.
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O que fluxo e de caixa?
Uma boa administração de recursos financeiros possibilita que a escola mantenha sua saúde financeira em dia e faça investimentos. Mas você sabe o que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é toda a movimentação de entradas e saídas de dinheiro do caixa, ou seja, tudo o que sua instituição de ensino recebe e paga.
Para garantir um bom controle de fluxo de caixa, é fundamental manter um registro detalhado diário, semanal e mensal de ganhos e gastos.
O passo mais importante para organizar o fluxo de caixa da sua instituição é entender que essa é a ferramenta responsável por controlar a movimentação financeira, como: receitas, despesas, contas a pagar ou a receber, investimentos e inadimplência em um período de tempo predeterminado.
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Confira as dicas para organizar o seu fluxo de caixa:
Organizar a parte de contas a pagar
Boa parte dos gastos de uma escola envolve lidar bem com o pagamento de contas e qualquer falha nesse processo pode significar furos no orçamento escolar.
Uma boa estratégia para evitar que isso aconteça, é dividir a parte de contas a pagar em categorias dentro de uma planilha.É importante que essa planilha não seja apenas um arquivo de Excel, alimentado pelo nome do fornecedor e o valor.
Para organizar o fluxo de caixa escolar da melhor forma, é necessário prever os gastos futuros e realizar investimentos. Além disso, é importante separar as despesas fixas das variáveis.
Despesas fixas:
- Salários;
- Limpeza e conservação;
- Segurança e vigilância;
- Internet;
- Aluguel (estrutura, sistemas, impressoras, etc.).
Despesas variáveis:
- Água, luz e telefone;
- Materiais de escritório;
- Manutenção.
Mapear os valores recebidos e a receber
Um passo importante na otimização do fluxo de caixa escolar para saber quanto de dinheiro a instituição tem disponível, é a verificação do saldo de todas as contas da instituição, além dos valores depositados em cofre, dos fundos de investimentos e outros recursos.
Nesse processo é importante mapear os valores recebidos em mensalidades dos alunos e considerar também o índice de inadimplência.
Para calcular esse índice é preciso aplicar a seguinte fórmula:
Valor total de mensalidades não pagas (que se incluem no critério de inadimplência) / valor total de mensalidades cobradas
O percentual obtido por essa conta é o chamado índice de inadimplência escolar, que pode ser considerado normal, dentro da média ou alto:
- Índice de inadimplência baixo: abaixo de 2%
- Índice de inadimplência dentro da média: entre 2% e 3%
- Índice de inadimplência alto: acima de 3%.
Com o módulo gestão da tesouraria do Mentor Web, é possível fazer a gestão de alunos e as cobranças, o que permite uma visão holística da saúde financeira da instituição de ensino, com a possibilidade de visualização de alunos inadimplentes.
Outra solução que o Mentor Web oferece é o envio de lembretes automáticos, via portal do aluno e portal do responsável, antes da data de vencimento das mensalidades, o que ajuda a evitar a inadimplência dos alunos.
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