O processo de matrícula, é um dos processos mais importantes para uma instituição de ensino.
Existem muitos aspectos envolvidos, como o número de turmas para o ano letivo e o número de alunos por turma.
Além disso, prazos e exigências precisam estar bem definidos e devem ser claramente comunicados aos pais e responsáveis.
Por todos esses motivos, é necessária muita organização durante o período de matrículas.
Pensando nisso, este post contém dicas para organizar sua instituição para esse momento tão importante.
LEIA MAIS: Tenha uma Campanha de Matrícula de Sucesso: inicie com a Segmentação de Mercado
Prepare os contratos
O contrato de matrícula é o principal documento que vincula a instituição e os alunos e responsáveis.
É necessário reformular esse documento a cada ano, para revisar datas, valores e outras informações.
Além disso se houve algum problema ao longo do ano letivo que levou a um questionamento do contrato, essa é a oportunidade para alterá-lo e aprimorá-lo.
Determine o preço dos serviços educacionais
Todo ano, o preço dos serviços educacionais sofre um reajuste. Esse reajuste tende a acompanhar a inflação, mas não é o único fator.
Ele precisa ser calculado levando em consideração o número de alunos da escola, seus gastos e o lucro desejado, entre outros fatores.
É válido lembrar que as condições de preço precisam ser condizentes com a Leinº 9.870, de 23 de novembro 1999.
Considere a realização de eventos especiais
Algumas instituições promovem eventos especiais para a matrícula, como concursos de bolsas ou provas obrigatórias de seleção.
Cada um desses eventos tem um propósito distinto: o concurso de bolsas geralmente é feito para conseguir mais matrículas, enquanto as provas de seleção têm o propósito de selecionar e limitar o número de alunos ingressantes.
É preciso levar esses eventos em consideração para organizar a campanha de matrícula.
Desenvolva um Cronograma
Em geral, o prazo é de 45 dias a partir do momento em que as condições de preço para o ano letivo seguinte são divulgadas.
As vagas para alunos que já estudam na instituição recebem prioridade. Por isso, as vagas para alunos novos só podem ser abertas depois, a fim de evitar que um aluno fique sem vaga na hora da rematrícula.
Faça as estimativas de vagas
Mesmo com a regra de priorizar as vagas para rematrículas, é preciso ter estimativas prévias de quantas vagas serão abertas para alunos novos.
As estimativas de vagas são feitas levando em consideração quantos alunos do ano letivo corrente pretendem efetuar a rematrícula para o ano letivo seguinte.
Este processo é uma decisão estratégica, afinal a quantidade de vagas disponíveis vai afetar todo o planejamento para o processo de matrícula.
Uma forma interessante de fazer isso é promovendo, no começo do segundo semestre, uma pesquisa de intenção de rematrícula.
Divulgue as datas corretamente
Os responsáveis e alunos precisam ser avisados com antecedência sobre as datas de matrícula e rematrícula.
Lembre-se de informar também todas as exigências da instituição, já que alguns documentos podem ser mais difíceis de obter.
É necessário tempo hábil para preparar tudo — e muitos deles vão deixar essas preparações para a última hora.
Documente e arquive todo o processo
Todo processo de matrícula deve ser documentado e arquivado pela secretaria, a fim de garantir respaldo caso haja algum questionamento ou reclamação.
É importante entender que não basta guardá-los por um ano, pois a qualquer momento a instituição pode ser alvo de uma auditoria.
Por isso, digitalizar os documentos é uma forma prática de garantir que serão conservados e protegidos por mais tempo.
Recursos de computação em nuvem ajudam a armazenar esses arquivos e facilitam o acesso e ajudam a economizar muito espaço dentro da instituição.
LEIA MAIS: 4 ações para melhorar o atendimento da sua instituição
Fonte:
