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24 de agosto de 2023

5 Vantagens do Uso de um Software para Gestão da Secretaria Escolar

5 Vantagens do Uso de um Software para Gestão da Secretaria Escolar
5 Vantagens do Uso de um Software para Gestão da Secretaria Escolar
CONTEÚDO DO POST

Um software para gestão da secretaria escolar pode ser uma excelente alternativa para a sua instituição de ensino.

Afinal, sabemos que fazer a gestão de uma empresa não é tarefa fácil. É preciso ficar atento e controlar diversos detalhes e setores, saber se a parte operacional está funcionando, como anda o setor financeiro e ainda se os colaboradores estão satisfeitos e têm tudo o que precisam para desempenhar suas funções.

Imagine se a instituição em questão for uma escola ou universidade? O escopo de coisas a prestar atenção aumenta ainda mais, já que se inclui na lista o desenvolvimento pedagógico e pessoal de crianças e adolescentes, além da expectativa e ansiedade de pais e alunos.

Com a ascensão da transformação digital e a possibilidade de contar com um software para secretaria e sistema de gestão escolar, você já aderiu a esta inovação?

Neste post, vamos te mostrar algumas vantagens de aderir a essa tecnologia. Acompanhe!

Resumo do conteúdo: 

  • O software para secretaria centraliza e organiza informações dos alunos, tornando mais simples a comunicação com os pais e a atualização da rotina financeira;
  • A plataforma fornece detalhes sobre a escola e atividades, ajudando na atração de novos alunos e na resolução de questões de inadimplência;
  • A gestão torna-se mais eficiente ao reduzir o gerenciamento manual, agilizando processos e tornando as consultas mais precisas.

Qual a função de um Software para Gestão da Secretaria Escolar?
Qual a função de um Software para Gestão da Secretaria Escolar?

Qual a função da secretaria escolar?

A secretaria escolar é o ambiente preparado para armazenar, manter e gerir a documentação escolar. É onde são guardados documentos importantes da instituição e dos alunos, como boletins, diários de classe utilizados pelos professores, atestados e orientações de alunos com dificuldades ou deficiências, histórico escolar e outros.

Portanto, deve ter acesso restrito a funcionários específicos da escola, além de ser um ambiente bastante limpo e organizado, visto que concentra registros importantes de toda a instituição. 

Nesse cenário, um software para secretaria pode ser um excelente investimento, como veremos adiante.

Vantagens do uso de um software para gestão da secretaria escolar

Um software para gestão da secretaria escolar surge como um instrumento para automatizar e facilitar diversos processos efetuados por este setor tão importante da escola.

Com esse recurso tecnológico, é possível aumentar a organização – frequente tema de reclamações e contratempos no ambiente escolar – e diminuir falhas humanas.

Vamos ver mais algumas vantagens da adesão a um software de gestão escolar? Confira:

1. Acesso facilitado a informações

Com um software de gestão da secretaria escolar, é possível para a instituição gerenciar informações dos estudantes com mais facilidade e fornecer dados para os pais ou responsáveis sobre pontos como:

  • A rotina do aluno;
  • Ocorrências em sala de aula;
  • Notas e presença;
  • Dentre outras informações relacionadas ao desempenho do estudante.

Ao mesmo tempo, para os responsáveis é uma forma de mais fácil de receber e enviar recados para professores, coordenação e diretoria.

Também é importante destacar que um bom software para secretaria mantém a rotina financeira em dia, além de preservar os dados dos alunos/clientes – questão essencial em tempos de LGPD.

Vantagens do uso de um software para gestão da secretaria escolar
Vantagens do uso de um software para gestão da secretaria escolar

Manter os dados armazenados em um software facilita ainda a pesquisa, realização de relatórios de gestão e validação de informações sobre o andamento da gestão escolar. 

Veja também: Sistema Para Escolas: Como Escolher O Melhor?

2. Atração de novos alunos e diminuição da evasão escolar

Por meio da plataforma para secretaria escolar, os alunos e seus pais ou responsáveis podem ter acesso a informações sobre:

Software para Gestão da Secretaria Escolar
  • A instituição;
  • Saber mais detalhes sobre atividades promovidas no ambiente escolar;
  • Ações extracurriculares
  • Entre outros dados e atualizações sobre professores e turmas, ajudam os interessados na hora de escolher a instituição para fazer a matrícula.

A equipe da secretaria tem como acompanhar a inadimplência dos alunos, podendo entrar em contato com os familiares, construindo uma relação família e escola, fornecendo opções e sugestões para driblar o problema.

Portanto, é possível fazer uma intervenção e solucionar o contratempo de forma discreta e respeitosa, para evitar que o aluno deixe a instituição.

3. Otimização do tempo e das tarefas da equipe

Lidar com informação de milhares de alunos, muitos deles menores de idade, o que torna tudo mais sensível, não é tarefa fácil. Ainda mais difícil se esse controle tiver que ser feito manualmente – imagina a papelada!

Com um software para gestão da secretaria escolar, que concentra e conecta todos os dados gerados – desde informações pessoais até notas e faltas –, fica muito mais rápido conferir e gerenciais os materiais quando necessário.

O que é possível fazer com um software para gestão da secretaria escolar?
O que é possível fazer com um software para gestão da secretaria escolar?

Como saber se o aluno tem notas para passar de semestre? Acesse o aplicativo! E as faltas, estão dentro do limite? Os boletos estão em dia? O aluno tem alguma necessidade especial e não pode ficar em determinada turma? 

Tudo pode ser descoberto acessando o software de gestão escolar específico, otimizando a busca por informações por parte dos colaboradores.

4. Sustentabilidade e economia

Com a automatização dos processos, muitos recursos físicos são extinguidos, a começar pelo próprio boletim escolar, já que as notas são inseridas no sistema e automaticamente já produz a média do estudante.

Há a possibilidade de enviar recados, por parte dos pais e dos professores, eliminando a necessidade de uma agenda escolar – o que diminui ainda o peso nas mochilas e a falta de o que fazer com o objeto depois que o ano letivo termina.

Resumindo: um software de gestão escolar diminui a necessidade de utilização de papel e impressões.

Leia mais: Conheça Os 7 Pilares Da Gestão Educacional

5. Maior controle ao gestor escolar

Por fim, o gestor/diretor pode gerenciar de forma mais fácil todas as áreas da administração escolar unindo todos os tópicos acima.

Com a possibilidade de definição de parâmetros e criação de gráficos e relatórios, ele pode saber que dados são mais procurados pelos pais, alunos ou responsáveis, podendo promover melhorias de acordo com os dados apresentados.

É possível também gerenciar o desafio da inadimplência na educação, aproximando-se das famílias para verificar a situação mais de perto, gerando o sentimento de atenção e confiança nestes alunos.

Independentemente do tamanho da instituição, contar com a memória ou controles em papel para acessar informações é completamente exaustivo e nada produtivo.

Quando investir em um software para gestão da secretaria escolar?
Quando investir em um software para gestão da secretaria escolar?

Invista em um software para gestão da secretaria escolar!

Dedicar tempo e recursos para inovação e tecnologia no ambiente administrativo da escola é promover mais satisfação aos colaboradores, facilitando os processos, além de causar boa impressão em quem buscar os seus serviços, já que eles verão na prática os benefícios da rapidez do acesso a informações.Você já tem um software para secretaria na sua escola?

Entre em contato conosco para saber mais sobre o Sistema Acadêmico Mentor Web! Na plataforma você encontra, além do módulo de gestão da secretaria, outros que vão ajudar em uma gestão mais eficiente da instituição de ensino.

Software para Gestão da Secretaria Escolar
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