Edusoft Tecnologia - Sistema Acadêmico Mentor Web

5 vantagens do uso de um software para gestão da secretaria escolar

Tempo de Leitura: 6min

Fazer a gestão de uma empresa ou instituição não é tarefa fácil. É preciso ficar atento e controlar diversos detalhes e setores, saber se a parte operacional está funcionando, como anda o setor financeiro e ainda se os colaboradores estão satisfeitos e têm tudo o que precisam para desempenhar suas funções.

Imagine se a instituição em questão for uma escola ou universidade? O escopo de coisas a prestar atenção aumenta ainda mais, já que se inclui na lista o desenvolvimento pedagógico e pessoal de crianças e adolescentes, além da expectativa e ansiedade de pais e alunos.

Com a ascensão da transformação digital e a possibilidade de contar com softwares e aplicativos específicos para gestão escolar, você já aderiu a esta inovação?

No nosso post, vamos te mostrar algumas vantagens de aderir a esta tecnologia. Acompanhe!

Qual a função da secretaria escolar?

A secretaria escolar é o ambiente preparado para armazenar, manter e gerir a documentação escolar. É onde são guardados documentos importantes da instituição e dos alunos, como boletins, diários de classe utilizados pelos professores, atestados e orientações de alunos com dificuldades ou deficiências, histórico escolar e outros.

Portanto, deve ter acesso restrito a funcionários específicos da escola, além de ser um ambiente bastante limpo e organizado, visto que concentra registros importantes de toda a instituição.

Como funciona um software de gestão escolar?

Esta ferramenta surge como instrumento para automatizar e facilitar diversos processos efetuados por este setor tão importante da escola.

Com este recurso tecnológico, é possível aumentar a organização – frequente tema de reclamações e contratempos no ambiente escolar – e diminuir falhas humanas.

Vamos ver mais algumas vantagens da adesão a um software de gestão escolar?

Acesso facilitado a informações

Com um software de gestão escolar, é possível para a instituição gerenciar informações dos estudantes com mais facilidade e fornecer dados para os pais ou responsáveis sobre a rotina do aluno, ocorrências em sala de aula, notas e presença, por exemplo.

Ao mesmo tempo, para os responsáveis é uma forma de ter informações mais detalhadas e na palma da mão – ou no computador – sobre o desempenho do filho, com acesso a notas das avaliações, além de ser uma forma mais fácil de receber e enviar recados para professores, coordenação e diretoria.

Também é importante destacar que um bom software de gestão mantém a rotina financeira em dia, além de preservar os dados dos alunos/clientes – questão essencial em tempos de LGPD. Manter os dados armazenados em um software facilita ainda a pesquisa, realização de relatórios de gestão e validação de informações sobre o andamento da gestão escolar.

Atração de novos alunos e diminuição da evasão escolar

Através da plataforma, os alunos e seus pais ou responsáveis podem ter acesso a informações sobre a instituição, saber mais detalhes sobre atividades promovidas no ambiente, ações extracurriculares, entre outros dados e atualizações sobre professores e turmas, ajudam os interessados na hora de escolher a instituição para fazer a matrícula.

A equipe da secretaria tem como acompanhar a inadimplência dos alunos, podendo entrar em contato com a família o quanto antes para fornecer opções e sugestões para driblar o problema (neste post trazemos algumas dicas de como lidar com a situação).

Portanto, é possível fazer uma intervenção e solucionar o contratempo de forma discreta e respeitosa, para evitar que o aluno deixe a instituição.

Otimização do tempo e das tarefas da equipe

Lidar com informação de milhares de alunos, muitos deles menores de idade, o que torna tudo mais sensível, não é tarefa fácil. Ainda mais difícil se esse controle tiver que ser feito manualmente – imagina a papelada!

Com uma plataforma que concentra e conecta todos os dados gerados – desde informações pessoais até notas e faltas – fica muito mais rápido conferir e gerenciais os materiais quando necessário.

Como saber se o aluno tem notas para passar de semestre? Acesse o aplicativo! E as faltas, estão dentro do limite? Os boletos estão em dia? O aluno tem alguma necessidade especial e não pode ficar em determinada turma? Tudo pode ser descoberto acessando o software específico, otimizando a busca por informações por parte dos colaboradores.

Sustentabilidade e economia

Com a automatização dos processos, muitos recursos físicos são extinguidos, a começar pelo próprio boletim escolar, já que as notas são inseridas no sistema e automaticamente já produz a média do estudante.

Há a possibilidade de enviar recados, por parte dos pais e dos professores, eliminando a necessidade de uma agenda escolar – o que diminui ainda o peso nas mochilas e a falta de o que fazer com o objeto depois que o ano letivo termina.

Resumindo: um software de gestão escolar diminui a necessidade de utilização de papel e impressões.

Maior controle ao gestor escolar

Por fim, o gestor/diretor pode gerenciar de forma mais fácil todas as áreas da administração escolar unindo todos os tópicos acima.

Com a possibilidade de definição de parâmetros e criação de gráficos e relatórios, ele pode saber que dados são mais procurados pelos pais, alunos ou responsáveis, podendo promover melhorias de acordo com os dados apresentados.

É possível também gerenciar os alunos que estão inadimplentes, aproximando-se das famílias para verificar a situação mais de perto, gerando o sentimento de atenção e confiança nestes alunos.

Independentemente do tamanho da instituição, contar com a memória ou controles em papel para acessar informações é completamente exaustivo e nada produtivo.

Investimento para a secretaria escolar!

Dedicar tempo e recursos para inovação e tecnologia no ambiente administrativo da escola é promover mais satisfação aos colaboradores, facilitando os processos, além de causar boa impressão em quem buscar os seus serviços, já que eles verão na prática os benefícios da rapidez do acesso a informações.

Você já tem um software para gestão da sua escola? Entre em contato conosco para saber mais sobre o Mentor Web!

Clique aqui para solicitar uma demonstração!

Na plataforma você encontra, além do módulo de gestão da secretaria, outros que vão ajudar em uma gestão mais eficiente da instituição de ensino.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.

15 + onze =